Antrag stellen
Jede Anschaffung muss beim AStA beantragt werden. Hierzu musst du die Formulare vom AStA benutzen. Natürlich kannst du auch verschiedene Anschaffungen in einem Antrag zusammenfassen, manchmal empfielt es sich aber, bestimmte Anschaffungen separat zu beantragen (z.B. bei einem Wert >1000 Euro).
Anschaffungen bis zu 50 Euro darfst du selbst tätigen, wenn du glaubst, dass die Anschaffung im Sinne der Fachschaft ist. Über diesem Betrag muss ein Beschluss des Fachschaftsrats vorliegen. Ein Beschluss ist aber in jedem Fall vorzuziehen!
Folgendes musst du beachten:
- Wenn der Zweck der Anschaffung nicht selbsterklärend ist, musst du die Anschaffung begründen. Selbsterklärend ist etwa Druckerpapier, Toner und Büromaterial.
- Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 300 Euro netto kostet, müssen mindestens drei Angebote eingeholt und mit dem Antrag abgegeben werden.
- Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 1000 Euro kostet, wird diese in einer AStA-Sitzung beraten (bis zu 1000 Euro entscheiden die Finanzreferenten des AStA eigenständig). Nach Eingang des Antrags wird erst 2 Wochen später über die Genehmigung beraten. In einem solchen Fall solltest du (und ggfs. weitere Ratsmitglieder) auf der AStA-Sitzung präsent sein, um eventuelle Rückfragen zu beantworten und die Anschaffung zu argumentieren.
- Bei Barzahlung der Anschaffung solltest du den Betrag etwas höher ansetzen. Preise ändern sich.
- Wenn die Anschaffung bestellt werden soll, solltest du dem Antrag einen Link zum gewünschten Produkt/Händler hinzufügen. Die Finanzreferenten des AStA bestellen dann in der Regel für dich.
- Bei Anschaffungen mit einer wirtschaftlichen Nutzung (also alles, was für den Verkauf genutzt wird, z.B. Wareneinkäufe, Anschaffung eines Kühlschranks, Münzzählmaschine) musst du die sog. Vorsteuer (Mehrwertsteuer) angeben. Diese bekommen wir dann vom Finanzamt erstattet. Es empfiehlt sich auch ein gesonderter Hinweis auf dem Antrag, dass diese Anschaffung wirtschaftlich genutzt wird.
Den Antrag stellst du nun im Trello:
- Neue Karte erstellen, mit „AN_FIN_xxxx“ bezeichnen (fortlaufende Nummer)
- In der Beschreibung benennen, worum es geht (z.B. „Anschaffung Kaffeemaschine“)
- Antrag als PDF hochladen
- Label „Informatik“ hinzufügen
- Sich selbst und die Finanzreferenten des AStA´s zur Karte hinzufügen
Danach speicherst du den Antrag als PDF in unserer Cloud und wartest, bis der Antrag genehmigt wird.
Besorgen und Abrechnen
Wurde der Antrag genehmigt, geht es an die Besorgung.
Vorgehen bei Bestellung:
Wenn du dem Antrag einen Link beigefügt hast, bestellt der AStA in der Regel die Anschaffungen.
Wenn wir selbst bestellen, muss unbedingt die Rechnungsadresse des AStA angegeben werden.
Bei uns eingehende Rechnungen musst du unverzüglich an den AStA übergeben! Vorher scannen und in der Cloud ablegen sowie eine Kopie abheften.
Vorgehen bei Barzahlung:
- Bargeld beim AStA abholen
- Einzahlung im Kassenbuch eintragen
- Einkaufen gehen, Beleg aufheben
- Restgeld in unsere Kasse einzahlen
- Beleg im Kassenbuch eintragen
- Beleg scannen, Scan in die Cloud, einmal ausdrucken und im Ordner abheften
Wichtig: Bei Belegen ab 250 Euro musst du dir eine Rechnung mit der Rechnungsadresse des AStA ausgestellen lassen! Teile die Einkäufe ggfs. entsprechend auf.
Das Restgeld musst du dann spätestens mit Abgabe des Kassenbuches und der Originalbelege an den AStA übergeben. Siehe auch Kassen und Kassenbücher.
Kontrolle der Lieferung
Wenn die Anschaffung eintrifft, kontrolliere, ob alles in Ordnung und vollständig ist. Hefte den Lieferschein im Ordner "Finanzen aktuell" ab, ggfs. auch Bedienungsanleitungen, Garantiedokumente etc. im entsprechenden Ordner.