Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher
Kassen
Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.
Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!
Wie du mit Kassen bei Veranstaltungen umgehst, steht im Artikel Veranstaltungen.
Kassenbuch
Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und spätestens am 5. des Folgemonats beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!
Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.
Auch wenn in einem Monat keinerlei Kassenbewegungen vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)
Wenn du beim Ausfüllen einen Fehler machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch (so, dass sie lesbar bleibt) und schreibe sie neu.
Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.
Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.
Erklärung zum Formular:
- Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
- Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
- Darunter, unter Filiale/Kasse trägst du „FS Informatik“ ein.
- In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte Einnahmen/gesamt ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
- Unter Tag trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
- Unter Beleg Nr. trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
- Unter Geschäftsvorgang beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
- Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (gesamt). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
- Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
- Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
- Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
- Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
- Als letztes rechts unten bei erstellt unterschreiben.
Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben. Scanne es und leg das PDF in der Cloud ab. Jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.
- Scanne jeden Beleg und leg ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
- Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei Thermo-Belegen ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
- Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.
Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)
