Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation

Grusswort

Herzlich willkommen im Fachschaftsrat für Informatik. Es freut uns sehr, dass du dich für das Amt des Finanzreferenten aufgestellt hast.

Als Finanzreferent bist du das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Das heißt, dass sämtliche finanzielle Angelegenheiten von dir bzw. über dich getätigt werden. Da alle Zahlungen vom AStA genehmigt werden müssen, bist du auch das Bindeglied zwischen AStA und der Fachschaft und bist verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung der Kasse, der Kassenbücher und des Belegheftes.

Wie du siehst, handelt es sich bei deinem Amt um eine äußerst wichtige und ehrenvolle Tätigkeit.

Diese Dokumentation soll dir dabei helfen, einen schnellen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen, sodass du dich möglichst schnell vertraut mit deinem neuen Amt fühlst. Sollte diese Dokumentation durch Änderungen in der Satzung oder der Finanzordnung nicht mehr aktuell sein, solltest du die Dokumentation zum Wohle zukünftiger Finanzreferenten korrigieren.

Bevor du loslegen kannst, musst du als erstes einige Vorraussetzungen erfüllen. Kümmere dich möglichst schnell darum.

Bei der Ausübung deines Amtes musst du vor allem die Satzung der Fachschaft für Informatik und die Finanzordnung der Studierendenschaft der Hochschule Trier beachten.

Solltest du jemals Fragen haben, welche in diesem Dokument nicht beantwortet werden, dann wende dich stets an den AStA. Dieser wird dir genauestens erklären können, wie zu Verfahren ist.

Ich und alle anderen vergangenen Finanzreferenten wünschen dir viel Spaß in deinem neuen Amt und gutes Gelingen.

Hinweise für Fachschaftsratsmitglieder != Finanzreferenten

Hier haben wir einige Hinweise für die anderen Fachschaftsratsmitglieder zusammengestellt, die unbedingt beachtet werden müssen oder die Arbeit der Finanzreferenten erleichtern.

Die Tätigkeiten im Überblick

Verwaltung der Kassen und die Pflege des Kassenbuches

Du musst die Kassen, auch bei Veranstaltungen oder Warenverkauf, kontrollieren und verwalten. Dazu gehört auch das Führen eines Kassenbuches und dessen Abgabe beim AStA. Näheres siehe Kassen und Kassenbücher.

Verwaltung von Belegen

Eingehende Belege müssen geprüft, eingescannt, eine Kopie abgeheftet und die Originalbelege beim AStA abgegeben werden. Näheres siehe Umgang mit Belegen.

Kontrolle aller Ein- und Auszahlungen und des Haushaltes

Du kontrollierst regelmäßig die Kontoumsätze und die Einhaltung unseres Haushaltsplans. Die Kontoauszüge bekommst du beim AStA.

Erstellen und Einreichen von Anträgen

Anschaffungen und Veranstaltungen müssen vom AStA genehmigt werden. Die entsprechenden Anträge schreibst du. Näheres siehe Anschaffungen und Veranstaltungen sowie Aufwandsentschädigungen.

Kauf von Anschaffungen und Verbrauchsgütern

Wenn ein Antrag genehmigt wurde, bist du für den Kauf zuständig. Das kannst du natürlich delegieren, aber du musst immer ein Auge drauf haben, z.B. ob eine Bestellung vollständig eingetroffen ist. Näheres siehe Anschaffungen.

Fachschaftsgeld beantragen

Einmal pro Semester erhalten wir auf Antrag Geld vom AStA. Auch für diesen Antrag bist du zuständig. Näheres siehe Fachschaftsgeld.

Planung des Haushaltes

Gegen Ende des Jahres müssen die Einnahmen und Ausgaben für das nächste Jahr geplant werden. Dieser Haushaltsplan muss dann beim AStA eingereicht werden. Näheres siehe Haushaltsplan.

Planung des Verkaufs

Derzeit findet im Fachschaftsraum kein Warenverkauf statt. Dieser soll aber wieder eingeführt werden. Für die Planung und Kontrolle bist du zuständig. Näheres siehe Verkauf.

Ansprechpartner für den AstA

Durch dein Amt wirst du viel mit dem AStA zu tun haben und bist deshalb unsere Schnittstelle zum AStA. Die eine oder andere AStA-Sitzung wirst du deshalb auch besuchen.

Wichtige Termine

Für den Finanzreferenten gibt es einige bestimmte Termine, an denen er regelmäßig seine Pflichten erfüllen muss. Hier eine Übersicht:

Unverzüglich

Wenn neue Rechnungen und Belege vorliegen, die nicht bar bezahlt wurden, solltest du diese unverzüglich (spätestens innerhalb der nächsten 3 Tage) im Original beim AStA vorbeibringen. Vorher musst du die Belege scannen und eine Kopie abheften. Besonders wichtig ist dies, wenn unbezahlte Rechnungen vorliegen, denn dann bekommen die Händler ihr Geld erst überwiesen, wenn der AStA die Rechnung mit korrekter Anschrift vorliegen hat.

Einmal pro Woche

Wenn Geld in der Kasse ist, solltest du regelmäßig nachschauen, ob die Kasse noch da ist bzw. die Kasse zählen und auch darauf achten, dass der Schrank abgeschlossen ist.

Außerdem solltest du dein Postfach kontrollieren und ggfs. unbezahlte Rechnungen bearbeiten.

Einmal im Monat

Sollte am Ende des Monats noch Bargeld (z.B. aus Veranstaltungen oder wegen Einkäufen) im Besitz des Fachschaftsrates sein, so soll dieses umgehend vor Ende des Monats beim AStA abgegeben werden. Es soll im Übergang zum nächsten Monat kein Bargeld (siehe § 17 Abs. 4 Finanzordnung) in den Händen der Fachschaft sein.

Der AStA benötigt für jeden Monat einen Kassenbucheintrag. Diesen solltest du am Ende des Monats anfertigen und spätestens am 5. des Folgemontas beim AStA einreichen. Wenn dies nicht geschieht, droht der Fachschaft eine Finanzsperre vom AStA. Es ist also absolut wichtig, diesen Termin einzuhalten.

Einmal im Semester

Jedes Semester ist die Fachschaft dazu berechtigt, Fachschaftsgeld zu beantragen. Dies solltest du auch tun, denn das Fachschaftsgeld ist unsere Haupteinnahmequelle neben den Gewinnen aus Veranstaltungen.

Einmal im Jahr

Zum Ende jeden Jahres benötigt der AStA von der Fachschaft einen Haushaltsplan für das kommende Jahr. In der Regel sollte dieser Ende November von dir eingereicht werden, vorher empfiehlt sich ggfs. eine Beratung des Plans mit dem gesamten Rat.

Einmal pro Jahr findet außerdem die Vollversammlung der Fachschaft Informatik statt. Hier musst du Rechenschaft ablegen und der Vollversammlung die Einnahmen und Ausgaben darstellen.