Fachschaftsrat:Kassenwart

Die Satzung der Fachschaft Informatik beschreibt die Aufgaben des Kassenwartes und dessen Stellvertreter wie folgt:

§22 Kassenwart

1. Der Kassenwart ist Verwalter der Geldmittel der Fachschaft. Er führt Buch über die Ausgaben und Einnahmen und belegt diese durch Quittungen.
2. Der Kassenwart führt die finanziellen Geschäfte des FSRI in Abstimmung mit dem Sprecher.
3. Der Kassenwart berichtet zu jeder Sitzung des FSRI und zur Vollversammlung über Einnahmen und Ausgaben seit der letzten Sitzung bzw. Vollversammlung und über das Fachschaftsvermögen.
4. Vor jeder Neuwahl des FSRI oder des Kassenwarts wird vom Sprecher ein Kassenprüfer bestimmt. Dieser führt in Zusammenarbeit mit dem Kassenwart eine Kassenprüfung durch und erstattet dem FSRI Bericht über das Ergebnis.
5. Der Kassenwart muss vor Antritt seines Amtes eine eidesstattliche Erklärung unterschreiben, dass er im Sinne der Fachschaft handelt.

— Fachschaft Informatik | Satzung der Fachschaft Informatik, Hochschule Trier , 2013

Für das operative Geschäft bedeutet dies vor allem das Begleichen von Rechnungen, das Verwalten des Bankkontos der Fachschaft sowie die ordnungsgemäße und lückenlose Buchführung.

Aufgaben im Detail

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Kassenbericht

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Rechenschaftsbericht in der Vollversammlung

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Vorgehen für studentische Aktivitäten

Für die Planung von studentische Aktivitäten mit dem Zweck eines Erwerbs (z.B. das Glühen und andere Veranstaltungen mit Verkauf von Waren / Gütern) gilt es einen sechs Punkte Plan zu befolgen.

1. Planung einreichen

Hierzu ist das Formular "Abrechnung studentische Aktivitäten"

erforderlich. Das Formular erhält der Kassenwart entweder im Büro des AStA (oder unter [1]). Der Kassenwart muss das Formular mit den für die Veranstaltung geplanten und realistischen Werten ausfüllen und beim AStA einreichen.

2. Genehmigung durch den AStA

Vor der offiziellen Genehmigung dürfen noch keine Ausgaben getätigt werden.

Nach der Genehmigung gibt der AStA Bargeld vom Fachschaftskonto an den Kassenwart aus.

3. Studentische Aktivität planen und durchführen

Mit dem ausgezahlten Bargeld können nun benötigte Zahlungen getätigt werden. Wichtig hierbei ist es alle Rechnungen/Quittungen aufzubewahren, da sonst der Differenzbetrag vom AStA eingefordert wird.

Bei Rechnungen über 150€ oder Rechnungen die Adresse und Auftragnehmer erfordern (Bsp. Bestellungen im Internet) ist immer die Adresse des Asta anzugeben.

4. Endabrechnung

Nun muss erneut das Formular "Abrechnung studentische Aktivitäten" jedoch mit den tatsächlichen Werten ausgefüllt werden und zusammen mit allen angegebenen Anhängen eingereicht werden.

5. Barkasse zurückgeben

Den Restbetrag des zuvor ausgezahlten Betrags wird gemeinsam mit dem eingenommenen Geld gezählt und mithilfe des Formulars "Wechselgeld"

dokumentiert.

Im Anschluss wird das Geld dem AStA übergeben, wobei die Finanzreferenten das Geld noch einmal zählen.

Hierbei ist zu beachten, dass immer das 4-Augen Prinzip eingehalten wird.

6. Einzahlung auf das Bankkonto

Das zurückgegebene Geld wird von den Finanzreferenten des AStA auf das Konto des Fachschaftrats übertragen und steht nun für zukünftige Veranstaltungen zur Verfügung.