[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]
== Kassen ==
Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.
'''Fachschaftskasse:''' * Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).* Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.* Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen! [[Datei:Kassenprotokoll.png|250px|thumb|Beispiel für ein Kassenprotokoll]]
'''VeranstaltungskassenWenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel:'''Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
* Für die Veranstaltungen müssen eigene Kassen vorbereitet werden. Dazu gehört ausreichend viel Wechselgeld sowie ein Kassenprotokoll für jede Kasse. Letzteres ist ein Zettel, auf dem der Anfangsbestand und jede Entnahme (Abschöpfung) notiert wird. Nach dem 4-Augen-Prinzip muss auf dem Kassenprotokoll nicht nur du, sondern auch derjenige unterschreiben, der die Kasse gerade bedient. Leg auch gleich einen oder zwei Kulis in jede Kasse und lass einen Schlüssel in der Kasse.* Schöpfe die Kassen regelmäßig ab und deponiere das Wenn Geld in der Fachschaftskasse. Einfach alle größeren Scheine rausnehmen, so dass ungefähr der Anfangsbestand (=Wechselgeld) in der Kasse bleibt. Unterschriften auf dem Kassenprotokoll nicht vergessen! Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei habenist, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.* Hab ein Auge achte verstärkt darauf, dass an den Kassen ordentlich gearbeitet wird. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.* Am Ende der Veranstaltung müssen alle Kassen gezählt und geleert werdenSchrank immer abgeschlossen ist. Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. 4-Augen-Prinzip beachten! Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.* Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, Und kack deine Ratskollegen an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst ("Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???")...* Die Einnahmen müssen jetzt ins Kassenbuch eingetragen werden. * Zahle wenn die Einnahmen schnell beim AStA ein. Am besten noch am selben Tag oder am Tag danach.vergessen abzuschließen!
Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass habenKassen bei Veranstaltungen umgehst, auch die Finanzreferenten steht im Artikel [[Fachschaftsrat:)Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen|Veranstaltungen]].
== Kassenbuch ==
[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]
Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!
Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)
Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch (so, dass sie lesbar bleibt) und schreibe sie neu.
Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.
Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt . Scanne es und leg das PDF in der Cloud ab. Jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.
* Scanne jeden Beleg und lege leg ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.