GameDevWeek/Organisation

Als Organisator übernimmt man die Position des Managements. In erster Linie wird die Planung der GDW von den Event Managern des Fachschaftsrats oder von Fachseminarteilnehmern übernommen. Zudem können Freiwillige Helfer bei der Organisation helfen.

Überblick

Wer Interesse hat mal seine Führungsskills und Teamfähigkeit etwas auszubauen sollte definitiv mal bei der GDW Orga mitmachen. Dabei ist verschiedenes zu tun:

• Bei Ideenfindungstreffen helfen Grenzen und Probleme aufzuzeigen.
• Technologien vorbereiten.
• Ausarbeitung eines Ablaufplans
• Teamerstellung und Arbeitsaufteilung
• Betreuung eines Teams und koordintion mit den anderen Teams.
  • Oder als “Chef”- Orga die Organisatoren betreuen.
• Überwachung des Fortschritts um Engpässe frühzeitig zu erkennen.
• Kommunikation zwischen den Teams koordinieren.
• Bei Problemen mit Versionskontrolle, Entwicklungsumbebung, etc. helfen
• Einführungen in verschiedene Themengebiete geben, wie z.B. Git, libGDX oder Tiled.
• Dokumentation der entstandenen Spiele auf der Webseite.

Raumreservierung

Der Dekan sollte vorher gefragt werden, ob wir die GDW am gewählten Termin halten dürfen.. dem steht normalerweise nichts im Wege. Die Räume für die GDW selbst sollten möglichst früh reserviert werden, da es hier am ehesten zu Konflikten kommt. Die Räume für die anderen Termine können auch später reserviert werden, es sollte aber auch hier etwas Vorlaufzeit eingeplant sein.

Räume werden bei Manfred Stüber per EMail reserviert. Bitte nicht mündlich, da es da es dann nicht offiziell ist.

Für die Ideenfindung

Keine Raumreservierung notwendig.. sucht euch einen Ort wo Platz und Ruhe ist. Notfalls Fachschaftsraum.

Für das Bootcamp

• Einen großen Poolraum im X- oder L-Gebäude. Mind. 4 Stunden einplanen.

Für die Ideenvorstellung

• Idealerweise den großen Seminarraum im X-Gebäude (X15).
• Alternativ auch L104.

Für die GDW selbst

• Für die GDW idealerweise:
  • Die 3 Poolräume im X-Gebäude (X18, X19 und X20).
  • 1-2 der normalen Seminarräume im X-Gebäude (X16 und X17).
  • Den großen Seminarraum im X-Gebäude (X15) zumindest für die Vorstellung der Ergebnisse am Sonntag (15:30-17:00)
• Alternativ:
  • Im L-Gebäude alle Räume (L1=>Seminarraum, L2 und L3 => Poolräume) im unteren Stockwerk.
  • L104 für die Vorstellung der Ergebnisse am Sonntag (15:30-17:00)
• Während der kompletten Woche ganztägig!

Vorbereitungen

Mitorganisatoren finden

Die Organisation der GDW ist nicht zu unterschätzen. Pro entwickeltes Spiel sollten mind. 2 Organisatoren vorhanden sein. C++ kommt in der Regel mit einem aus.

Wenn das Team nicht groß genug ist, sollten Studierende um Hilfe gebeten werden. Dies kann mittels Umschreiben im Verteiler geschehen. Es ist auch hilfreich einen Organisator innerhalb der Designer zu haben.

Vorstellung bei Informatik und Designstudenten

Eine Vorstellung bei den Informatikern ist mittlerweile nur bei den Erstsemestern notwendig. Diese Vorstellung kann mit Janine Kleinbauer abgesprochen werden und sollte idealerweise in der ersten oder zweiten Semesterwoche geschehen.

Die Vorstellung bei den Designern ist notwendig und sollte ausreichend früh durchgeführt werden, da es nahezu immer chronisch an Designern mangelt.

Eine fertige Präsentation zur GDW kann hier gefunden werden: http://prezi.com/dlak_mcgcnxq/gamedevweek-info/

Stud.IP Gruppe(n) erstellen

Es wird eine Stud.IP Gruppe benötigt. Dabei ist das Format: GameDevWeek <Semester>, also z.B.:

• GameDevWeek SS15
• GameDevWeek WS15/16

Zu erstellen ist diese im Stud.IP unter: Community->Studiengruppen->Neue Studiengruppe anlegen. Als Modul wird lediglich "Forum" benötigt. Der Zugang sollte "offen für alle" sein.

In dieser Gruppe sollten wichtige Informationen gesammelt werden:

• Kurzinfos in die Beschreibung und detailliertere Infos ins Forum.
• Spielideen können im Forum vorgestellt und diskutiert werden.
• Zudem kann die Gruppe genutzt werden um allen Teilnehmern Infos zu schicken.
  • Spätestens nach der Ideenvorstellung sollte keine Mail mehr über den Studentenverteiler gehen müssen, sondern über die Gruppe gehen.

Weitere Infos:

• Das Feature "Ankündigung" verschwindet nach einiger Zeit, vermeidet es also.
• Es gibt immer nur einen Gruppengründer, also Vorsicht mit der Funktion "Gruppengründer: xxx << [yyy]". Man verliert dabei also den Gruppengründer Status.
• Die Stud.IP Gruppe sollte nach Ende der GDW geschlossen werden, damit sich nicht Teilnehmer für die nächste GDW ausversehen in der alten anmelden.
  • Dazu den Zugang unter "Verwaltung" auf "Auf Anfrage" umstellen.

Terminfindung

Der Ideale Termin:

• Möglichst in der letzten Woche der Semesterferien
• Wenn möglich mit einem Tag Puffer vor dem Semesterstart (zum Erholen).
• Sollte in dieser Woche ein Feiertag sein, um eine Woche vorziehen.
• Im Notfall einen Doodle an alle Studierenden schicken.

Am Freitag vorher, ggf. wegen Feiertagen an einem früherem Tag sollte die Ideenvorstellung stattfinden.

Sobald diese beiden Termine stehen sollten die Räume entsprechend reserviert werden. Sollten nur wenige Tage später weitere Termine für Raumreservierungen stehen, so kann darauf natürlich gewartet werden.

Einschränkungen definieren

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Vorträge organisieren

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Transponder

Es wird ein Transponder benötigt mit Zugang für die jeweiligen Gebäude und Räume. Dies ist ein elektronischer Schlüssel, den man vorher beantragen muss. Die Kontaktperson hierfür ist Christian Bettinger.

Dies sollte idealerweise noch vor der Readingweek geschehen, da sonst ggf. keine Transponder mehr verfügbar sind.

Codebase in GitLab bereitstellen

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Pre-Events

Ideenfindungstreffen

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Bootcamp

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Ideenvorstellung/-wahl

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Trelloboard/Plan erstellen

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Während der GameDevWeek

Allgemeines

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Tag 1

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Tag 2

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Tag 3/4

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Tag 5

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Tag 6

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Tag 7

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Nachbereitungen

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