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[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]
Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, folgt kann der Fachschaft AStA eine absolute Finanzsperreverhängen!
Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.
Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn du das Kassenbuch abgeben willst und am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum Asta AStA und zahlst es ein. Auch die Der AStA wird dir eine Quittung vom Asta ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird jetzt entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.
Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.
* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine Kopie vom Scan auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.
Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)
[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]
