Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Hinweise

Liebe Ratsgenossen,

hier einige Hinweise, die unbedingt beachtet werden sollten - auch wenn euch manche Hinweise nicht sofort einleuchten oder unpraktisch erscheinen. Die hier gesammelten Hinweise sollen vor allem dazu dienen, dass die Finanzreferenten einen besseren Überblick behalten.

Ein Beispiel: Es ist Sommerfest, 21:30 Uhr und es fehlt Bier. Der Finanzreferent ist unauffindbar. Die pragmatische Lösung: Geld aus der Kasse nehmen und 10 Kisten Bier holen fahren, Kaufland macht schließlich gleich zu. Restgeld wird dann wieder in die Kasse geworfen. Der Finanzreferent macht dann eine Stunde später die Kasse dicht und wundert sich, dass so wenig Geld in der Kasse ist. Er zählt und prüft, überlegt, ob er Fehler gemacht hat, fragt rum, ob jemand eine Abschöpfung gemacht hat und nichts in Kassenprotokoll eingetragen hat, zieht die Möglichkeit eines Diebstahls in Betracht, macht sich schon intern Notizen, wer im fraglichen Zeitraum die Kasse bedient hat... Kurz: Er verbrennt jede Menge Zeit und Mühe für die Fehlersuche. Weil jemand nicht bescheid gesagt hat und vergessen hat, den Beleg zu übergeben.

Ja, das wirkt etwas konstruiert, hat sich aber so ähnlich schon zugetragen. Die richtige Lösung wäre gewesen: Den Bierkauf privat auszulegen und das Geld später vom Finanzreferenten wieder einzufordern. Vieles, was auf den ersten Blick pragmatisch und logisch erscheint, verkompliziert die Arbeit der Finanzreferenten enorm.

Bestellungen

Nehmt Bestellungen oder Käufe nur in Absprache mit den Finanzreferenten vor. Nur in absoluten Ausnahme-/Notfallsituationen sollten Bestellungen oder Käufe eigenständig gemacht werden!

Wenn ihr Bestellungen vornehmt, informiert unverzüglich die Finanzreferenten. Es ist außerdem von größter Wichtigkeit, dass für Bestellungen die Rechnungsadresse des AStA verwendet wird!

Wenn ihr Bestellungen entgegennehmt, prüft ob diese auch vollständig und unbeschädigt sind. Legt Lieferscheine und Rechnungen in das Fach der Finanzreferenten und informiert sie.

Schrank

Bitte achtet immer darauf, dass der Schrank abgeschlossen ist, insbesondere in der Zeit vor und nach Veranstaltungen. Dann ist wahrscheinlich nicht wenig Geld in der Kasse.

Kassen

Aus den Kassen der Fachschaft darf niemals und unter keinen Umständen ohne das Wissen der Finanzreferenten Geld entnommen werden! Auch wenn zum Beispiel während einer Veranstaltung dringend eingekauft werden muss und der Finanzreferent gerade unauffindbar ist: Legt die Einkäufe aus, ihr bekommt sie später erstattet, wenn ihr den Beleg vorlegt.

Wenn ihr während Veranstaltungen mitbekommt, dass jemand zu lax mit der Kasse umgeht oder offensichtlich vollständig besoffen sind, informiert die Finanzreferenten. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen, sichert sie und informiert die Finanzreferenten.

Rechnungen

Wenn Rechnungen per Post ankommen, legt sie in das Fach der Finanzreferenten. Wenn sie auf elektronischem Weg ankommen, leitet sie per Mail weiter an: kasse@fsi.hochschule-trier.de

Wenn die Rechnungen unbezahlt sind, informiert umgehend die Finanzreferenten!