Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Umgang mit Belegen

Die Ordner

Jede Rechnung und sonstiger Beleg (z.B. Kassenzettel vom Einkaufen) musst du an den AStA übergeben. Wenn Belege bei uns eingehen, halte folgenden Ablauf ein:

Beleg auf Richtigkeit prüfen:

• Beträge und Positionen richtig?
• Bei Rechnungen von Bestellungen, Abos, Domains o.Ä. oder Kassenzetteln >250 Euro: Rechnungsadresse in Ordnung?
• Wenn du beides mit „ja“ beantwortest, vermerkst du auf dem Beleg: „Sachlich richtig, Name + Unterschrift“.

Scannen und abheften:

• Scannen und Datei in der FSI-Cloud speichern.
• Es ist sinnvoll, die Scans nach folgendem Schema zu benennen: "Beleg - YYYY-MM-DD - HÄNDLERNAME". Zum Beispiel "Beleg 2017-06-13 - Metro.pdf". So werden die Belege gleich nach Datum sortiert und können schneller gefunden werden.
• Einmal ausdrucken und im Ordner „Finanzen aktuell“ abheften.

Beleg abgeben:

• Wenn Rechnung bar bezahlt wurde: Ins Kassenbuch eintragen und mit dem nächsten Kassenbuch beim AStA abgeben.
• Wenn Rechnung nicht bar bezahlt wurde: Unverzüglich zum AStA bringen! Am besten jetzt gleich!

Insbesondere, wenn eine noch unbezahlte Rechnung bei uns eingeht, solltest du schnell reagieren. In dem Fall solltest du die Rechnung auch per Mail an die Finanzreferenten des AStA schicken.

Am Ende des Jahres lege im Ordner "Finanzen 2011 - ..." eine Sektion für das abgelaufene Jahr an und hefte den Inhalt des Ordners "Finanzen aktuell" darin ab.