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Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.
Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???"Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'')... Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.
Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.
Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)
