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Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_SommerfestBeispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche KalkulationAbrechnung]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_SommerfestBeispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnungausführliche Kalkulation]]

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Getränke Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder LebensmittelReisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Lass dir das Wechselgeld und das Geld für Einkäufe getrennt auszahlen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln''', die z.B. bei Einkäufen für das Event anfallen. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (das Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme von Wechselgelddes Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse . Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und trägst die Entnahme im Kassenbuch einUhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst den Betrag die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei drei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld , die Veranstaltungseinnahmen und den restlichen Inhalt der Hauptkasse(wenn vorhanden). Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die QuittungQuittungen, die du beim AStA bekommst, wird werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet. Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorgelegenvorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich. Denke auch daran, dass Pfandrückgaben, z.B. Bierfässer, zu den Einnahmen gezählt werden.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegebenbzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.