Änderungen

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Getränke Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder LebensmittelReisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Lass dir das Wechselgeld und das Geld für Einkäufe getrennt auszahlen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln''', die z.B. bei Einkäufen für das Event anfallen. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (das Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird). '''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Während Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Events bist Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du für das Geld verantwortlichentnimmst.''' Achte deshalb daraufDanach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, dass lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gutTipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, Kontrolle ist besserin die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Gelegenheit macht DiebeDas schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Der Nach '''BarbestandAbschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (mit Ausnahme von Wechselgeld4-Augen-Prinzip). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Diese Entnahmen werden nach dem 4Kontrolliere -Augenjetzt-Prinzip gemachtob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, derjenigerichtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse gerade betreut sollte also mitzählengeworfen, wenn Beleg kriegst du Geld entnimmstnoch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach trägst legst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, legst das Geld in die Hauptkasse und trägst die Entnahme Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Nach Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''Abschlussbeim AStA einzahlen''' , am besten am Tag nach der Veranstaltung sammelst du . Bereite drei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld, die Kassen ein Veranstaltungseinnahmen und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied den restlichen Inhalt der Hauptkasse (4-Augen-Prinzipwenn vorhanden). Danach legst Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du das es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld in mehr sein. Die Quittungen, die Hauptkasse und trägst den Betrag du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eineingetragen, gescannt und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest Wie du nun so schnell wie möglich beim AStA einzahlensiehst, am besten am Tag nach hast du während der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld einige Pflichten, die einen kühlen und den restlichen Inhalt der Hauptkassenüchternen Kopf erfordern. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück, wie du es . Du kannst dich auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr seinmit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Die QuittungEs soll ja jeder seinen Spass haben, auch die du beim AStA bekommst, wird im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.Finanzreferenten :)

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorgelegenvorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich. Denke auch daran, dass Pfandrückgaben, z.B. Bierfässer, zu den Einnahmen gezählt werden.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegebenbzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.