Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

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Kassenbuch

Das Kassenbuch

Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und spätestens am 5. des Folgemonats beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, so droht der Fachschaft eine absolute Finanzsperre!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat keinerlei Kassenbewegungen vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen Fehler machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Erklärung zum Formular:

• Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
• Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
• Darunter, unter Filiale/Kasse trägst du „FS Informatik“ ein.
• In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte Einnahmen/gesamt ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
• Unter Tag trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
• Unter Beleg Nr. trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
• Unter Geschäftsvorgang beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
• Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (gesamt). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
• Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
• Wenn du das Kassenbuch abgeben willst und Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum Asta und zahlst es ein. Auch die Quittung vom Asta wird jetzt numeriert.
• Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
• Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
• Als letztes rechts unten bei erstellt unterschreiben.