Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden.
Planung und Antrag
Bei der Planung musst du einen Gewinn von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.
Für den Antrag musst du die Vorlage des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!
In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.
Dem AStA musst du außerdem mindestens einen Verantwortlichen für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.
Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel Bargeld für Einkäufe sowie Wechselgeld (mit Stückelung) benötigt wird.
Freigetränke sind möglich. Folgende Voraussetzungen:
- Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
- Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
- Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.
Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.
Wenn Verträge abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.
Durchführung
Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das Bargeld und Wechselgeld vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).
Nun musst du alle Belege sammeln. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.
Für die Veranstaltung musst du nun Kassen vorbereiten. Das heißt:
- Kassen raussuchen
- Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
- Wechselgeld rein
- Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (das kann ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).
Während des Events bist du für das Geld verantwortlich. Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.
Der Barbestand der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.
Nach Abschluss der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep") Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.
Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich beim AStA einzahlen, am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.
Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)
Abrechnung
Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine Abrechnung vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.
Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine Schätzung ein und mach das auch deutlich.
Trag auf der Abrechnung auch die Vorsteuer für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.
Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.