Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan

Allgemeines zum Haushaltsplan

Beispiel für einen Haushaltsplan

Ende November sollte beim AStA ein Haushaltsplan für das kommende Jahr eingereicht werden. Es ist zwingend erforderlich, dass der Finanzreferent einen neuen Haushaltsplan abgibt - ohne Abgabe besteht für das kommende Jahr keine Möglichkeit Einnahmen oder Ausgaben in den buchbaren Posten zu tätigen. Auch kann kein Antrag auf Fachschaftsgeld gestellt werden, da nach § 25 Abs. 3 der Finanzordnung die Abgabe eines Haushaltsplans nötig ist.

Der Haushaltsplan legt die Möglichkeiten und vor allem Ausgabengrenzen fest. Hierzu werden die erwarteten Einnahmen den erwarteten Ausgaben gegenübergestellt und nach verschiedenen Budgets strukturiert. Unterm Strich muss der Haushalt ausgeglichen sein, also eine 0 aufweisen.

Diese (Ausgaben-)Budgets müssen dann auch eingehalten werden. Wenn für Büromaterial 300 Euro veranschlagt aber schon 290 Euro ausgegeben wurde, darf streng genommen kein neuer Toner für 100 Euro bestellt werden.

Man kann aber bestimmte Budgets als „deckungsfähig“ erklären, das heißt, ein Fehlbetrag in einem Budget kann mit Einsparungen in einem anderen Budget gedeckt werden. So können sich mehrere Budgets einen großen Topf teilen. Das geht allerdings nur, wenn die Budgets sachlich artverwand sind(siehe §6 Abs.7 Finanzordnung der Studierendenschaft).

Wenn mehr eingenommen wurde oder weniger ausgegeben wurde als geplant, wird der Überschuss im nächsten Jahr als Einnahme deklariert. Das Geld verfällt also nicht, auch wenn man es vielleicht im aktuellen Jahr nicht mehr für das ausgeben kann, wofür man es gerne ausgeben möchte.

Man sollte den Haushaltsplan aber möglichst realistisch planen – es könnte nämlich sein, dass man durch Budgets, die nicht abgerufen werden, soviel Geld auf dem Konto hat, dass kein neues Fachschaftsgeld ausgezahlt wird oder nur ein Teil davon. Siehe Fachschaftsgeld.

Es empfiehlt sich, dem Haushaltsplan Erläuterungen anzufügen, insbesondere, wie man auf die Beträge gekommen ist. Für den Fall, dass sich kommende Finanzreferenten oder interessierte Fachschaftsmitglieder den Haushaltsplan ansehen - oder man selbst im nächsten Jahr :)

Typische Einnahmen- und Ausgabenbudgets:

Einnahmen

Fachschaftsgeld

Sollte für 2 Semester im Haushaltsplan stehen, zusammengefasst als eine Gesamtsumme.

Überschuss

Falls im Vorjahr weniger Ausgaben als geplant getätigt wurden.

Wirtschaftliche Einnahmen

Hier werden die Einnahmen aus Verkauf bei Veranstaltungen und Warenverkauf aufgeführt. Im Plan sollte bei dem Budget eine Gesamtsumme stehen, zusätzlich noch eine Aufschlüsselung nach Warenverkauf, Veranstaltungen und ggfs. Druckdienstleistungen. Wichtig: Es müssen Umsätze angegeben werden, nicht nur der vorrausichtliche Gewinn!

Ausgaben

Zeitschriften, Bücher

Wie der Name schon sagt, bei uns vor allem Zeitschriftenabonnements.

Studentische Aktivitäten

Alle Ausgaben für Events ohne Verkauf bzw. Gewinnerzielungsabsicht. Das können Fachschaftsfahrten sein, Events ohne Verkauf, Erstsemestertüten. Bei Fachschaftsfahrten können die Gesamtkosten bis zu einer Höhe von 40 % gefördert werden, das heißt, das die Teilnehmer 60% des Teilnehmerbeitrags selbst bezahlen müssen.

Bürobedarf

Druckerpapier, Toner etc., aber auch Kosten für Domains.

Raumkosten

Alle Anschaffungen, die mit dem Fachschaftsraum oder unserer Fachschaft dienen. Zum Beispiel neue Möbel, technische Geräte, Server, Kaffemaschinen, Sportartikel wie Bälle... Im Prinzip alles andere, was durch die anderen Budgets nicht abgebildet ist.

Wirtschaftliche Ausgaben

Hier werden die Ausgaben aus Verkauf bei Veranstaltungen und Warenverkauf aufgeführt. Im Plan sollte bei dem Budget eine Gesamtsumme stehen inklusiver allgemeiner Ausgaben für wirtschaftliche Nutzung (z.B. Kühlschrank, Münzzählmaschine), zusätzlich noch eine Aufschlüsselung nach Einkäufe für den Warenverkauf, Veranstaltungen und ggfs. Druckdienstleistungen.

Aufwandsentschädigungen

Pro Semester kann pro Ratsmitglied eine Aufwandsentschädigung von maximal 20 Euro beantragt werden(§7 Abs.7 Finanzordnung der Studierendenschaft). Diese kann auch zum Ende des Jahres für beide Semester beantragt werden (um etwa den Teilnehmerbeitrag für die Weihnachtsfeier des Fachbereiches zu bezahlen). Als Höchstbetrag sollte hier also maximal 800 Euro eingetragen werden (20 mögliche Ratsmitglieder x 20 Euro x 2 Semester).

Bewirtung

Für den Kauf von „sitzungsüblichen Getränken“ für Ratssitzungen.

Sollten keine Aufwandsentschädigungen von euch beansprucht werden, könnt ihr in diesem Posten Ausgaben für ein Fachschaftsratsessen pro Semester eintragen. Die Kosten müssen nachvollziehbar und wirtschaftlich sein. Vom Finanzreferenten des AStA wurde ein Richtwert von 20€ pro Ratsmitglied angegeben.