Fachschaftsrat:Kassenwart

Die Satzung der Fachschaft Informatik beschreibt die Aufgaben des Kassenwartes und dessen Stellvertreter wie folgt:

§22 Kassenwart

1. Der Kassenwart ist Verwalter der Geldmittel der Fachschaft. Er führt Buch über die Ausgaben und Einnahmen und belegt diese durch Quittungen.
2. Der Kassenwart führt die finanziellen Geschäfte des FSRI in Abstimmung mit dem Sprecher.
3. Der Kassenwart berichtet zu jeder Sitzung des FSRI und zur Vollversammlung über Einnahmen und Ausgaben seit der letzten Sitzung bzw. Vollversammlung und über das Fachschaftsvermögen.
4. Vor jeder Neuwahl des FSRI oder des Kassenwarts wird vom Sprecher ein Kassenprüfer bestimmt. Dieser führt in Zusammenarbeit mit dem Kassenwart eine Kassenprüfung durch und erstattet dem FSRI Bericht über das Ergebnis.
5. Der Kassenwart muss vor Antritt seines Amtes eine eidesstattliche Erklärung unterschreiben, dass er im Sinne der Fachschaft handelt.

— Fachschaft Informatik | Satzung der Fachschaft Informatik, Hochschule Trier , 2013

Für das operative Geschäft bedeutet dies vor allem das Begleichen von Rechnungen, das Verwalten des Bankkontos der Fachschaft sowie die ordnungsgemäße und lückenlose Buchführung.

Der Kassenwart oder auch Finanzreferent ist das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Alle finanziellen Angelegenheiten werden von bzw. über ihn getätigt. Er ist das Bindeglied zwischen dem Fachschaftsrat und dem AStA, sowie bestehenden Vertragspartnern (Getränke- und Großhändlern).

Zu den Aufgaben des Kassenwartes zählen:

• Pflege des Kassen- und Belegheftes
• Kontrolle aller Ein-und Auszahlungen
• Kauf von Anschaffungen und Verbrauchsgütern
• Planung des Haushalts
• Planung des Verkaufs
• Einreichung von Belegen beim AStA
• Ansprechpartner gegenüber dem AStA

Kassenbericht

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Rechenschaftsbericht in der Vollversammlung

Auf der Vollversammlung müssen Kassenwart und sein Stellvertreter den Studierenden des Fachbereichs einen Rechenschaftsbericht ablegen. Sofern in der Satzung der Rechenschaftsbericht nicht genauer spezifiziert ist, so muss dieser eine genaue und übersichtliche Ansicht aller Ein- und Ausgaben im vergangenen Geschäftsjahr ausweisen (bevorzugt grafisch visualisiert). Weiterhin muss der Kassenwart alle größeren und nicht-selbsterklärenden Posten gegenüber der Studierendenschaft erklären und diese rechtfertigen.

Vorgehen für Anschaffungen

1. Planung einreichen

Die Fachschaft Informatik muss für alle Anschaffungen im Vorfeld einen Antrag beim Allgemeinen Studierendenausschuss einreichen.

Anders als bei Anträgen für studentische Aktivitäten, muss bei Anträgen für Anschaffungen kein Formblatt benutz werden. Dennoch besitzt der AStA auch hierfür eine Vorlagen, welche unter https://www.hochschule-trier.de/index.php?id=14667 zu beziehen ist. Die Fachschaft Informatik stellt auch eine eigene Vorlage bereit, welche in der ownCloud zur Verfügung steht.

Es gilt zu beachten: Sollte der Zweck der Anschaffung nicht von seiner Natur aus selbsterklärend sein, so muss jegliche Anschaffung gegenüber dem AStA sinnvoll begründet werden. Bei Beträgen über 500,00€ müssen für die entsprechende Anschaffung Preisvergleiche eingeholt werden. Bei der Planung sollten die Beträge für Barkäufe immer etwas höher eingeplant werden als zu erwarten ist.

2. Bezahlung

Nachdem der AStA die Anschaffung bewilligt hat, steht es dem Kassenwart frei, das Geld für die Anschaffung beim AStA vom Konto der Fachschaft für den Kauf einzufordern bzw. online die zu kaufende Sache zu bestellen. Bei Onlinekäufen ist jedoch zu beachten, dass bei Abgabe der Bestellung als Rechnungsanschrift die Anschrift des AStAs zu verwenden ist. (Siehe Finanzordnung der Studierendenschaft)

Der Kassenwart kann den Bestellvorgang bzw. den Einkauf der Sache auch an ein anderes Mitglied des Rates delegieren.

3. Endabrechnung und Rückgabe Restgeld

Nach Ende einer Veranstaltung muss der Kassenwart eine Endabrechnung anhand seiner vorherigen Planung anfertigen. Hinzu kommen die angefallenen Vorsteuerbeträge, welche aufgeführt werden müssen. Außerdem ist eine Kopie der Quittung abzuheften. Die gesamten Unterlagen müssen nun noch beim AStA eingereicht werden. Sollte beim Kauf ein Restgeldbestand aufgetreten sein, so muss dieser Ebenfalls dem AStA übergeben werden.

Vorgehen für studentische Aktivitäten

Für die Planung von studentische Aktivitäten mit dem Zweck eines Erwerbs (z.B. das Glühen und andere Veranstaltungen mit Verkauf von Waren / Gütern) gilt es einen Sechs-Punkte-Plan zu befolgen.

1. Planung einreichen

Hierzu ist das Formular "Abrechnung studentische Aktivitäten"

erforderlich. Das Formular erhält der Kassenwart entweder im Büro des AStA (oder unter [1]). Der Kassenwart muss das Formular mit den für die Veranstaltung geplanten und realistischen Werten ausfüllen und beim AStA einreichen.

2. Genehmigung durch den AStA

Vor der offiziellen Genehmigung dürfen noch keine Ausgaben getätigt werden.

Nach der Genehmigung gibt der AStA Bargeld vom Fachschaftskonto an den Kassenwart aus.

3. Studentische Aktivität planen und durchführen

Mit dem ausgezahlten Bargeld können nun benötigte Zahlungen getätigt werden. Wichtig hierbei ist es alle Rechnungen/Quittungen aufzubewahren, da sonst der Differenzbetrag vom AStA eingefordert wird.

Bei Rechnungen über 150€ oder Rechnungen die Adresse und Auftragnehmer erfordern (Bsp. Bestellungen im Internet) ist immer die Adresse des Asta anzugeben.

4. Endabrechnung

Nun muss erneut das Formular "Abrechnung studentische Aktivitäten" jedoch mit den tatsächlichen Werten ausgefüllt werden und zusammen mit allen angegebenen Anhängen eingereicht werden.

5. Barkasse zurückgeben

Den Restbetrag des zuvor ausgezahlten Betrags wird gemeinsam mit dem eingenommenen Geld gezählt und mithilfe des Formulars "Wechselgeld"

dokumentiert.

Im Anschluss wird das Geld dem AStA übergeben, wobei die Finanzreferenten das Geld noch einmal zählen.

Hierbei ist zu beachten, dass immer das 4-Augen Prinzip eingehalten wird.

6. Einzahlung auf das Bankkonto

Das zurückgegebene Geld wird von den Finanzreferenten des AStA auf das Konto des Fachschaftrats übertragen und steht nun für zukünftige Veranstaltungen zur Verfügung.