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| − | Die Satzung der Fachschaft Informatik beschreibt die Aufgaben des Kassenwartes und dessen Stellvertreter wie folgt:
| + | Der Kassenwart bzw. Finanzreferent und sein Stellvertreter ist das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Das heißt, dass sämtliche finanzielle Angelegenheiten von ihm bzw. über ihn getätigt werden. Zusammen mit dem Sprecher und seinem Stellvertreter bilden die Finanzreferenten den Vorstand des Fachschaftsrates. |
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| − | {{Zitat
| + | Der Finanzreferent ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung der Kasse, der Kassenbücher und des Belegheftes. Er stellt die Anträge für Anschaffungen, Veranstaltungen und das Fachschaftsgeld, die vom Asta genehmigt werden müssen. Daher ist er auch das Bindeglied zwischen dem AStA und der Fachschaft. Außerdem muss er einmal im Jahr auf der Vollversammlung Rechenschaft ablegen. |
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| − | ''§22 Kassenwart''
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| − | # ''Der Kassenwart ist Verwalter der Geldmittel der Fachschaft. Er führt Buch über die Ausgaben und Einnahmen und belegt diese durch Quittungen.''
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| − | # ''Der Kassenwart führt die finanziellen Geschäfte des FSRI in Abstimmung mit dem [[Fachschaftsrat:Sprecher|Sprecher]].''
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| − | # ''Der Kassenwart berichtet zu jeder Sitzung des FSRI und zur Vollversammlung über Einnahmen und Ausgaben seit der letzten Sitzung bzw. Vollversammlung und über das Fachschaftsvermögen.''
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| − | # ''Vor jeder Neuwahl des FSRI oder des Kassenwarts wird vom [[Fachschaftsrat:Sprecher|Sprecher]] ein Kassenprüfer bestimmt. Dieser führt in Zusammenarbeit mit dem Kassenwart eine Kassenprüfung durch und erstattet dem FSRI Bericht über das Ergebnis.''
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| − | # ''Der Kassenwart muss vor Antritt seines Amtes eine eidesstattliche Erklärung unterschreiben, dass er im Sinne der Fachschaft handelt.''
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| − | | Fachschaft Informatik
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| − | | Satzung der Fachschaft Informatik, Hochschule Trier
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| − | | 2013
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| − | }}
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| − | Für das operative Geschäft bedeutet dies vor allem das Begleichen von Rechnungen, das Verwalten des Bankkontos der Fachschaft sowie die ordnungsgemäße und lückenlose Buchführung.
| + | Bei der Ausübung seines Amtes muss er vor allem die [https://fsi.hochschule-trier.de/wahlen/downloads/satzung.pdf Satzung der Fachschaft für Informatik] und die [https://www.hochschule-trier.de/fileadmin/groups/34/Dateien/Protokolle/satzung/publicus_10_2016.pdf Finanzordnung der Studierendenschaft der Hochschule Trier] beachten. |
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| − | Der '''Kassenwart''' oder auch ''Finanzreferent'' ist das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Alle finanziellen Angelegenheiten werden von bzw. über ihn getätigt. Er ist das Bindeglied zwischen dem Fachschaftsrat und dem [[AStA]], sowie bestehenden Vertragspartnern (Getränke- und Großhändlern).
| + | == Dokumentation == |
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| − | Zu den Aufgaben des Kassenwartes zählen:
| + | Hier im Wiki haben wir viele Informationen zu den vielseitigen Tätigkeiten des Finanzreferenten gesammelt. Als Nachschlagewerk für den Finanzreferenten gedacht, kann sich dort auch jeder einen detaillierten Überblick verschaffen, der sich für dieses Amt interessiert. |
| − | * Pflege des Kassen- und Belegheftes
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| − | * Kontrolle aller Ein-und Auszahlungen
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| − | * Kauf von Anschaffungen und Verbrauchsgütern
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| − | * Planung des Haushalts
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| − | * Planung des Verkaufs
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| − | * Einreichung von Belegen beim AStA
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| − | * Ansprechpartner gegenüber dem AStA
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| − | == Kassenbericht ==
| + | [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation|Zur Dokumentation]] |
| − | ...
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| − | == Rechenschaftsbericht in der Vollversammlung ==
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| − | Auf der [[Vollversammlung]] müssen Kassenwart und sein Stellvertreter den Studierenden des Fachbereichs einen Rechenschaftsbericht ablegen. Sofern in der Satzung der Rechenschaftsbericht nicht genauer spezifiziert ist, so muss dieser eine genaue und übersichtliche Ansicht aller Ein- und Ausgaben im vergangenen Geschäftsjahr ausweisen (bevorzugt grafisch visualisiert). Weiterhin muss der Kassenwart alle größeren und nicht-selbsterklärenden Posten gegenüber der Studierendenschaft erklären und diese rechtfertigen.
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| − | == Vorgehen für Anschaffungen ==
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| − | '''1. Planung einreichen'''
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| − | :Die Fachschaft Informatik muss für alle Anschaffungen im Vorfeld einen Antrag beim Allgemeinen Studierendenausschuss einreichen.
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| − | :Anders als bei Anträgen für studentische Aktivitäten, muss bei Anträgen für Anschaffungen kein Formblatt benutz werden. Dennoch besitzt der [[AStA]] auch hierfür eine Vorlagen, welche unter https://www.hochschule-trier.de/index.php?id=14667 zu beziehen ist. Die Fachschaft Informatik stellt auch eine eigene Vorlage bereit, welche in der [https://cloud.fsi.hochschule-trier.de/index.php/s/FYWogPAUbbD6DA8 ownCloud] zur Verfügung steht.
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| − | : '''Es gilt zu beachten:''' Sollte der Zweck der Anschaffung nicht von seiner Natur aus selbsterklärend sein, so muss jegliche Anschaffung gegenüber dem AStA sinnvoll begründet werden. Bei Beträgen über 500,00€ müssen für die entsprechende Anschaffung Preisvergleiche eingeholt werden. Bei der Planung sollten die Beträge für Barkäufe immer etwas höher eingeplant werden als zu erwarten ist.
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| − | '''2. Bezahlung'''
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| − | :Nachdem der AStA die Anschaffung bewilligt hat, steht es dem Kassenwart frei, das Geld für die Anschaffung beim AStA vom Konto der Fachschaft für den Kauf einzufordern bzw. online die zu kaufende Sache zu bestellen. Bei Onlinekäufen ist jedoch zu beachten, dass bei Abgabe der Bestellung als Rechnungsanschrift die Anschrift des AStAs zu verwenden ist. (Siehe [https://www.hochschule-trier.de/uploads/media/Finanzordnung-2014-07-03.pdf Finanzordnung der Studierendenschaft]) | |
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| − | :Der Kassenwart kann den Bestellvorgang bzw. den Einkauf der Sache auch an ein anderes Mitglied des Rates delegieren.
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| − | '''3. Endabrechnung und Rückgabe Restgeld'''
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| − | :Nach Ende einer Veranstaltung muss der Kassenwart eine Endabrechnung anhand seiner vorherigen Planung anfertigen. Hinzu kommen die angefallenen Vorsteuerbeträge, welche aufgeführt werden müssen. Außerdem ist eine Kopie der Quittung abzuheften. Die gesamten Unterlagen müssen nun noch beim AStA eingereicht werden. Sollte beim Kauf ein Restgeldbestand aufgetreten sein, so muss dieser Ebenfalls dem AStA übergeben werden.
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| − | == Vorgehen für studentische Aktivitäten ==
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| − | Für die Planung von studentische Aktivitäten mit dem Zweck eines Erwerbs ''(z.B. das [[Glühen]] und andere Veranstaltungen mit Verkauf von Waren / Gütern)'' gilt es einen Sechs-Punkte-Plan zu befolgen.
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| − | '''1. Planung einreichen [[Datei:Studakt1.jpg|100px|thumb|]]'''
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| − | :Hierzu ist das Formular "Abrechnung studentische Aktivitäten" [[Datei:Studakt3.jpg|100px|thumb|]] erforderlich. Das Formular erhält der Kassenwart entweder im Büro des [[AStA]] ''(oder unter [https://www.hochschule-trier.de/index.php?id=14667&no_cache=1])''. Der Kassenwart muss das Formular mit den für die Veranstaltung geplanten und realistischen Werten ausfüllen und beim AStA einreichen.
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| − | '''2. Genehmigung durch den AStA'''
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| − | :Vor der offiziellen Genehmigung dürfen noch keine Ausgaben getätigt werden.
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| − | :Nach der Genehmigung gibt der AStA Bargeld vom Fachschaftskonto an den Kassenwart aus.
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| − | '''3. Studentische Aktivität planen und durchführen'''
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| − | :Mit dem ausgezahlten Bargeld können nun benötigte Zahlungen getätigt werden. '''Wichtig hierbei ist es alle Rechnungen/Quittungen aufzubewahren, da sonst der Differenzbetrag vom AStA eingefordert wird.'''
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| − | :Bei Rechnungen über 150€ oder Rechnungen die Adresse und Auftragnehmer erfordern (Bsp. Bestellungen im Internet) ist immer die Adresse des Asta anzugeben.
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| − | '''4. Endabrechnung'''
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| − | :Nun muss erneut das Formular "Abrechnung studentische Aktivitäten" jedoch mit den tatsächlichen Werten ausgefüllt werden und zusammen mit allen angegebenen Anhängen eingereicht werden.
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| − | '''5. Barkasse zurückgeben'''
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| − | :Den Restbetrag des zuvor ausgezahlten Betrags wird gemeinsam mit dem eingenommenen Geld gezählt und mithilfe des Formulars "Wechselgeld" [[Datei:Studakt2.jpg|100px|thumb|]] dokumentiert.
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| − | :Im Anschluss wird das Geld dem AStA übergeben, wobei die Finanzreferenten das Geld noch einmal zählen.
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| − | :Hierbei ist zu beachten, dass immer das 4-Augen Prinzip eingehalten wird.
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| − | '''6. Einzahlung auf das Bankkonto'''
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| − | :Das zurückgegebene Geld wird von den Finanzreferenten des AStA auf das Konto des Fachschaftrats übertragen und steht nun für zukünftige Veranstaltungen zur Verfügung.
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| − | [[Kategorie:Ämter im Fachschaftsrat]]
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Der Kassenwart bzw. Finanzreferent und sein Stellvertreter ist das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Das heißt, dass sämtliche finanzielle Angelegenheiten von ihm bzw. über ihn getätigt werden. Zusammen mit dem Sprecher und seinem Stellvertreter bilden die Finanzreferenten den Vorstand des Fachschaftsrates.
Der Finanzreferent ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung der Kasse, der Kassenbücher und des Belegheftes. Er stellt die Anträge für Anschaffungen, Veranstaltungen und das Fachschaftsgeld, die vom Asta genehmigt werden müssen. Daher ist er auch das Bindeglied zwischen dem AStA und der Fachschaft. Außerdem muss er einmal im Jahr auf der Vollversammlung Rechenschaft ablegen.
Bei der Ausübung seines Amtes muss er vor allem die Satzung der Fachschaft für Informatik und die Finanzordnung der Studierendenschaft der Hochschule Trier beachten.
Dokumentation
Hier im Wiki haben wir viele Informationen zu den vielseitigen Tätigkeiten des Finanzreferenten gesammelt. Als Nachschlagewerk für den Finanzreferenten gedacht, kann sich dort auch jeder einen detaillierten Überblick verschaffen, der sich für dieses Amt interessiert.
Zur Dokumentation
