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Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2019-03-28T21:31:08Z

Martin: /* Durchführung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Lass dir das Wechselgeld und das Geld für Einkäufe getrennt auszahlen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln''', die z.B. bei Einkäufen für das Event anfallen. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite drei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld, die Veranstaltungseinnahmen und den restlichen Inhalt der Hauptkasse (wenn vorhanden). Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich. Denke auch daran, dass Pfandrückgaben, z.B. Bierfässer, zu den Einnahmen gezählt werden.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2019-03-28T21:30:25Z

Martin: /* Durchführung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Lass dir das Wechselgeld und das Geld für Einkäufe getrennt auszahlen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite drei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld, die Veranstaltungseinnahmen und den restlichen Inhalt der Hauptkasse (wenn vorhanden). Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich. Denke auch daran, dass Pfandrückgaben, z.B. Bierfässer, zu den Einnahmen gezählt werden.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Anschaffungen

2019-03-28T21:24:47Z

Martin: /* Besorgen und Abrechnen */

== Antrag stellen ==

[[Datei:Beispiel_Antrag_Anschaffung.png|300px|thumb|Beispiel für einen Anschaffungs-Antrag]]

Jede Anschaffung muss beim AStA beantragt werden. Hierzu musst du die Formulare vom AStA benutzen. Natürlich kannst du auch verschiedene Anschaffungen in einem Antrag zusammenfassen, manchmal empfielt es sich aber, bestimmte Anschaffungen separat zu beantragen (z.B. bei einem Wert >1000 Euro).

Anschaffungen bis zu 50 Euro darfst du selbst tätigen, wenn du glaubst, dass die Anschaffung im Sinne der Fachschaft ist. Über diesem Betrag muss ein Beschluss des Fachschaftsrats vorliegen. Ein Beschluss ist aber in jedem Fall vorzuziehen!

Folgendes musst du beachten:

* Wenn der Zweck der Anschaffung nicht selbsterklärend ist, musst du die Anschaffung begründen. Selbsterklärend ist etwa Druckerpapier, Toner und Büromaterial.
* Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 300 Euro netto kostet, müssen mindestens drei Angebote eingeholt und mit dem Antrag abgegeben werden.
* Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 1000 Euro kostet, wird diese in einer AStA-Sitzung beraten (bis zu 1000 Euro entscheiden die Finanzreferenten des AStA eigenständig). Nach Eingang des Antrags wird erst 2 Wochen später über die Genehmigung beraten. In einem solchen Fall solltest du (und ggfs. weitere Ratsmitglieder) auf der AStA-Sitzung präsent sein, um eventuelle Rückfragen zu beantworten und die Anschaffung zu argumentieren.
* Bei Barzahlung der Anschaffung solltest du den Betrag etwas höher ansetzen. Preise ändern sich.
* Wenn die Anschaffung bestellt werden soll, solltest du dem Antrag einen Link zum gewünschten Produkt/Händler hinzufügen. Die Finanzreferenten des AStA bestellen dann in der Regel für dich.
* Bei Anschaffungen mit einer wirtschaftlichen Nutzung (also alles, was für den Verkauf genutzt wird, z.B. Wareneinkäufe, Anschaffung eines Kühlschranks, Münzzählmaschine) musst du die sog. Vorsteuer (Mehrwertsteuer) angeben. Diese bekommen wir dann vom Finanzamt erstattet. Es empfiehlt sich auch ein gesonderter Hinweis auf dem Antrag, dass diese Anschaffung wirtschaftlich genutzt wird.

Den Antrag stellst du nun im Trello:

* Neue Karte erstellen, mit „AN_FIN_xxxx“ bezeichnen (fortlaufende Nummer)
* In der Beschreibung benennen, worum es geht (z.B. „Anschaffung Kaffeemaschine“)
* Antrag als PDF hochladen
* Label „Informatik“ hinzufügen
* Sich selbst und die Finanzreferenten des AStA´s zur Karte hinzufügen

Danach speicherst du den Antrag als PDF in unserer Cloud und wartest, bis der Antrag genehmigt wird.

== Besorgen und Abrechnen ==

Wurde der Antrag genehmigt, geht es an die Besorgung.

=== Vorgehen bei Bestellung: ===

Wenn du dem Antrag einen Link beigefügt hast, bestellt der AStA in der Regel die Anschaffungen.

Wenn wir selbst bestellen, muss '''unbedingt''' die [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse des AStA]] angegeben werden.

Bei uns eingehende Rechnungen musst du unverzüglich an den AStA übergeben! Vorher scannen und in der Cloud ablegen sowie eine Kopie abheften.

=== Vorgehen bei Barzahlung: ===

* Bargeld beim AStA abholen
* Einzahlung im Kassenbuch eintragen
* Einkaufen gehen, Beleg aufheben
* Restgeld in unsere Kasse einzahlen
* Beleg im Kassenbuch eintragen
* Beleg scannen, Scan in die Cloud, einmal ausdrucken und im Ordner abheften

'''Wichtig:''' Bei Belegen ab 250 Euro musst du dir eine Rechnung mit der [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse des AStA]] ausgestellen lassen! Teile die Einkäufe ggfs. entsprechend auf.

Das Restgeld musst du dann spätestens mit Abgabe des Kassenbuches und der Originalbelege an den AStA übergeben. Siehe auch [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher|Kassen und Kassenbücher]].

== Kontrolle der Lieferung ==

Wenn die Anschaffung eintrifft, kontrolliere, ob alles in Ordnung und vollständig ist. Hefte den Lieferschein im Ordner "Finanzen aktuell" ab, ggfs. auch Bedienungsanleitungen, Garantiedokumente etc. im entsprechenden Ordner.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Anschaffungen

2019-03-28T21:22:16Z

Martin: /* Antrag stellen */

== Antrag stellen ==

[[Datei:Beispiel_Antrag_Anschaffung.png|300px|thumb|Beispiel für einen Anschaffungs-Antrag]]

Jede Anschaffung muss beim AStA beantragt werden. Hierzu musst du die Formulare vom AStA benutzen. Natürlich kannst du auch verschiedene Anschaffungen in einem Antrag zusammenfassen, manchmal empfielt es sich aber, bestimmte Anschaffungen separat zu beantragen (z.B. bei einem Wert >1000 Euro).

Anschaffungen bis zu 50 Euro darfst du selbst tätigen, wenn du glaubst, dass die Anschaffung im Sinne der Fachschaft ist. Über diesem Betrag muss ein Beschluss des Fachschaftsrats vorliegen. Ein Beschluss ist aber in jedem Fall vorzuziehen!

Folgendes musst du beachten:

* Wenn der Zweck der Anschaffung nicht selbsterklärend ist, musst du die Anschaffung begründen. Selbsterklärend ist etwa Druckerpapier, Toner und Büromaterial.
* Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 300 Euro netto kostet, müssen mindestens drei Angebote eingeholt und mit dem Antrag abgegeben werden.
* Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 1000 Euro kostet, wird diese in einer AStA-Sitzung beraten (bis zu 1000 Euro entscheiden die Finanzreferenten des AStA eigenständig). Nach Eingang des Antrags wird erst 2 Wochen später über die Genehmigung beraten. In einem solchen Fall solltest du (und ggfs. weitere Ratsmitglieder) auf der AStA-Sitzung präsent sein, um eventuelle Rückfragen zu beantworten und die Anschaffung zu argumentieren.
* Bei Barzahlung der Anschaffung solltest du den Betrag etwas höher ansetzen. Preise ändern sich.
* Wenn die Anschaffung bestellt werden soll, solltest du dem Antrag einen Link zum gewünschten Produkt/Händler hinzufügen. Die Finanzreferenten des AStA bestellen dann in der Regel für dich.
* Bei Anschaffungen mit einer wirtschaftlichen Nutzung (also alles, was für den Verkauf genutzt wird, z.B. Wareneinkäufe, Anschaffung eines Kühlschranks, Münzzählmaschine) musst du die sog. Vorsteuer (Mehrwertsteuer) angeben. Diese bekommen wir dann vom Finanzamt erstattet. Es empfiehlt sich auch ein gesonderter Hinweis auf dem Antrag, dass diese Anschaffung wirtschaftlich genutzt wird.

Den Antrag stellst du nun im Trello:

* Neue Karte erstellen, mit „AN_FIN_xxxx“ bezeichnen (fortlaufende Nummer)
* In der Beschreibung benennen, worum es geht (z.B. „Anschaffung Kaffeemaschine“)
* Antrag als PDF hochladen
* Label „Informatik“ hinzufügen
* Sich selbst und die Finanzreferenten des AStA´s zur Karte hinzufügen

Danach speicherst du den Antrag als PDF in unserer Cloud und wartest, bis der Antrag genehmigt wird.

== Besorgen und Abrechnen ==

Wurde der Antrag genehmigt, geht es an die Besorgung.

=== Vorgehen bei Bestellung: ===

Wenn du dem Antrag einen Link beigefügt hast, bestellt der AStA in der Regel die Anschaffungen.

Wenn wir selbst bestellen, muss '''unbedingt''' die [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse des AStA]] angegeben werden. Die Bestellung selbst nimmt der Administrator vor, der die Zugangsdaten zu Amazon & Co verwaltet.

Bei uns eingehende Rechnungen musst du unverzüglich an den AStA übergeben! Vorher scannen und in der Cloud ablegen sowie eine Kopie abheften.

=== Vorgehen bei Barzahlung: ===

* Bargeld beim AStA abholen
* Einzahlung im Kassenbuch eintragen
* Einkaufen gehen, Beleg aufheben
* Restgeld in unsere Kasse einzahlen
* Beleg im Kassenbuch eintragen
* Beleg scannen, Scan in die Cloud, einmal ausdrucken und im Ordner abheften

'''Wichtig:''' Bei Belegen ab 250 Euro musst du dir eine Rechnung mit der [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse des AStA]] ausgestellen lassen! Teile die Einkäufe ggfs. entsprechend auf.

Das Restgeld musst du dann spätestens mit Abgabe des Kassenbuches und der Originalbelege an den AStA übergeben. Siehe auch [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher|Kassen und Kassenbücher]].

== Kontrolle der Lieferung ==

Wenn die Anschaffung eintrifft, kontrolliere, ob alles in Ordnung und vollständig ist. Hefte den Lieferschein im Ordner "Finanzen aktuell" ab, ggfs. auch Bedienungsanleitungen, Garantiedokumente etc. im entsprechenden Ordner.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/EA

2019-03-27T15:51:49Z

Martin: Die Seite wurde neu angelegt: „== Aufwandsentschädigungen für den Fachschaftsrat == Für die Mitglieder des Fachschaftsrates kann einmal pro Semester eine Aufwandsentschädigung in Höhe…“

== Aufwandsentschädigungen für den Fachschaftsrat ==

Für die Mitglieder des Fachschaftsrates kann einmal pro Semester eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 20 Euro beim AStA beantragt werden, sofern ein entsprechendes Budget im [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan|Haushaltsplan]] festgelegt wurde.

Bisher wurde der Antrag gegen Ende des Jahres für zwei Semester gestellt, um damit die Teilnahme für die Weihnachtsfeier des Fachbereichs oder ein gemeinsames Essen zu bezahlen. Für den Antrag sind notwendig:

* Kontodaten aller (ehemaligen) Mitglieder, die die AE bekommen sollen sowie
* Studienbescheinigungen für die jeweiligen Semester, für die die AE ausgezahlt werden soll.

Es ist ratsam, die Kontodaten bereits bei der Konstituierung des neuen Rates direkt einzusammeln.

== Aufwandsentschädigungen für andere Gremien ==

Für andere Gremien der Fachschaft, etwa den Wahlausschuss, kann eine einmalige Aufwandsentschädigung ausgezahlt werden. Üblicherweise ist das ein Betrag von um die 50 Euro. Dieser Antrag muss beim Stupa gestellt werden, damit die Aufwandsentschädigung aus den Mitteln des AStA bezahlt wird. Auch hier sind Kontodaten der Mitglieder sowie die zum Zeitpunkt der Mitgliedschaft gültige Studienbescheinigungen notwendig.

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation

2019-03-27T15:26:13Z

Martin: /* Erstellen und Einreichen von Anträgen */

== Grusswort ==

Herzlich willkommen im Fachschaftsrat für Informatik. Es freut uns sehr, dass du dich für das Amt des Finanzreferenten aufgestellt hast.

Als Finanzreferent bist du das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Das heißt, dass sämtliche finanzielle Angelegenheiten von dir bzw. über dich getätigt werden. Da alle Zahlungen vom AStA genehmigt werden müssen, bist du auch das Bindeglied zwischen AStA und der Fachschaft und bist verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung der Kasse, der Kassenbücher und des Belegheftes.

Wie du siehst, handelt es sich bei deinem Amt um eine äußerst wichtige und ehrenvolle Tätigkeit.

Diese Dokumentation soll dir dabei helfen, einen schnellen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen, sodass du dich möglichst schnell vertraut mit deinem neuen Amt fühlst. Sollte diese Dokumentation durch Änderungen in der Satzung oder der Finanzordnung nicht mehr aktuell sein, solltest du die Dokumentation zum Wohle zukünftiger Finanzreferenten korrigieren.

Bevor du loslegen kannst, musst du als erstes einige [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Vorraussetzungen|Vorraussetzungen]] erfüllen. Kümmere dich möglichst schnell darum.

Bei der Ausübung deines Amtes musst du vor allem die [https://fsi.hochschule-trier.de/wahlen/downloads/satzung.pdf Satzung der Fachschaft für Informatik] und die [https://www.hochschule-trier.de/fileadmin/groups/34/Dateien/Protokolle/satzung/publicus_10_2016.pdf Finanzordnung der Studierendenschaft der Hochschule Trier] beachten.

Solltest du jemals Fragen haben, welche in diesem Dokument nicht beantwortet werden, dann wende dich stets an den AStA. Dieser wird dir genauestens erklären können, wie zu Verfahren ist.

Ich und alle anderen vergangenen Finanzreferenten wünschen dir viel Spaß in deinem neuen Amt und gutes Gelingen.

== Hinweise für Fachschaftsratsmitglieder != Finanzreferenten ==

[[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Hinweise|Hier]] haben wir einige Hinweise für die anderen Fachschaftsratsmitglieder zusammengestellt, die unbedingt beachtet werden müssen oder die Arbeit der Finanzreferenten erleichtern.

== Die Tätigkeiten im Überblick ==

=== Verwaltung der Kassen und die Pflege des Kassenbuches ===

Du musst die Kassen, auch bei Veranstaltungen oder Warenverkauf, kontrollieren und verwalten. Dazu gehört auch das Führen eines Kassenbuches und dessen Abgabe beim AStA. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher|Kassen und Kassenbücher]].

=== Verwaltung von Belegen ===

Eingehende Belege müssen geprüft, eingescannt, eine Kopie abgeheftet und die Originalbelege beim AStA abgegeben werden. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Umgang mit Belegen|Umgang mit Belegen]].

=== Kontrolle aller Ein- und Auszahlungen und des Haushaltes ===
Du kontrollierst regelmäßig die Kontoumsätze und die Einhaltung unseres [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan|Haushaltsplans]]. Die Kontoauszüge bekommst du beim AStA.

=== Erstellen und Einreichen von Anträgen ===
Anschaffungen und Veranstaltungen müssen vom AStA genehmigt werden. Die entsprechenden Anträge schreibst du. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Anschaffungen|Anschaffungen]] und [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen|Veranstaltungen]] sowie [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/EA|Aufwandsentschädigungen]].

=== Kauf von Anschaffungen und Verbrauchsgütern ===
Wenn ein Antrag genehmigt wurde, bist du für den Kauf zuständig. Das kannst du natürlich delegieren, aber du musst immer ein Auge drauf haben, z.B. ob eine Bestellung vollständig eingetroffen ist. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Anschaffungen|Anschaffungen]].

=== Fachschaftsgeld beantragen ===
Einmal pro Semester erhalten wir auf Antrag Geld vom AStA. Auch für diesen Antrag bist du zuständig. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Fachschaftsgeld|Fachschaftsgeld]].

=== Planung des Haushaltes ===
Gegen Ende des Jahres müssen die Einnahmen und Ausgaben für das nächste Jahr geplant werden. Dieser Haushaltsplan muss dann beim AStA eingereicht werden. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan|Haushaltsplan]].

=== Planung des Verkaufs ===
Derzeit findet im Fachschaftsraum kein Warenverkauf statt. Dieser soll aber wieder eingeführt werden. Für die Planung und Kontrolle bist du zuständig. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Verkauf|Verkauf]].

=== Ansprechpartner für den AstA ===
Durch dein Amt wirst du viel mit dem AStA zu tun haben und bist deshalb unsere Schnittstelle zum AStA. Die eine oder andere AStA-Sitzung wirst du deshalb auch besuchen.

== Wichtige Termine ==

Für den Finanzreferenten gibt es einige bestimmte Termine, an denen er regelmäßig seine Pflichten erfüllen muss. Hier eine Übersicht:

=== Unverzüglich ===

Wenn neue [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Umgang mit Belegen|Rechnungen und Belege]] vorliegen, die nicht bar bezahlt wurden, solltest du diese unverzüglich (spätestens innerhalb der nächsten 3 Tage) im Original beim AStA vorbeibringen. Vorher musst du die Belege scannen und eine Kopie abheften. Besonders wichtig ist dies, wenn unbezahlte Rechnungen vorliegen, denn dann bekommen die Händler ihr Geld erst überwiesen, wenn der AStA die Rechnung mit [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|korrekter Anschrift]] vorliegen hat.

=== Einmal pro Woche ===

Wenn Geld in der Kasse ist, solltest du regelmäßig nachschauen, ob die Kasse noch da ist bzw. die Kasse zählen und auch darauf achten, dass der Schrank abgeschlossen ist.

Außerdem solltest du dein Postfach kontrollieren und ggfs. unbezahlte Rechnungen bearbeiten.

=== Einmal im Monat ===

Sollte am Ende des Monats noch Bargeld (z.B. aus Veranstaltungen oder wegen Einkäufen) im Besitz des Fachschaftsrates sein, so soll dieses umgehend vor Ende des Monats beim AStA abgegeben werden. Es soll im Übergang zum nächsten Monat kein Bargeld (siehe § 17 Abs. 4 Finanzordnung) in den Händen der Fachschaft sein.

Der AStA benötigt für jeden Monat einen [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher|Kassenbucheintrag]]. Diesen solltest du am Ende des Monats anfertigen und spätestens am 5. des Folgemontas beim AStA einreichen. Wenn dies nicht geschieht, droht der Fachschaft eine Finanzsperre vom AStA. Es ist also absolut wichtig, diesen Termin einzuhalten.

=== Einmal im Semester ===

Jedes Semester ist die Fachschaft dazu berechtigt, [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Fachschaftsgeld|Fachschaftsgeld]] zu beantragen. Dies solltest du auch tun, denn das Fachschaftsgeld ist unsere Haupteinnahmequelle neben den Gewinnen aus Veranstaltungen.

=== Einmal im Jahr ===

Zum Ende jeden Jahres benötigt der AStA von der Fachschaft einen [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan|Haushaltsplan]] für das kommende Jahr. In der Regel sollte dieser Ende November von dir eingereicht werden, vorher empfiehlt sich ggfs. eine Beratung des Plans mit dem gesamten Rat.

Einmal pro Jahr findet außerdem die Vollversammlung der Fachschaft Informatik statt. Hier musst du [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechenschaftsbericht|Rechenschaft]] ablegen und der Vollversammlung die Einnahmen und Ausgaben darstellen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Benutzer:Martin/Baustelle

2019-02-10T20:01:23Z

Martin: /* Baustelle: TO DO */

== Zusammenfassung ==

* Neuer Vorstellungs-/Übersichtsartikel für den Fachschaftsrat: [[Fachschaftsrat:Vorstellung]]
* Neuer Übersichtsartikel für Events: [[Fachschaftsrat:Events]]
* Neuer Übersichtsartikel für IT-Dienstleistungen: [[Fachschaftsrat:IT-Dienste]]
* [[Fachschaftsrat:Beschlüsse|Beschlüsse]] sind jetzt wieder komplett!
* [[Starthilfe_für_Erstsemester]] ausgebaut.
* Hauptseite geändert. Liegt mangels Rechten noch im Benutzer-Namensraum: [[Benutzer:Martin/Baustelle/Hauptseite]]
* Neuer Artikel: [[Glossar]]
* Diverse Kategorisierungen
* Kategorie "[[:Kategorie:Löschen|Löschen]]": IMHO entbehrliche Artikel. Begründung auf der Diskussionsseite des jeweiligen Artikels.
* Diverse Edits hier und da, siehe Log. ''Sorry für mangelhafte Kommentierung der Edits, war zu viel Kleinscheiss :P''
* Finanzdokumentation ins Wiki übertragen und ausgebaut: [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation]]

== Baustelle: TO DO ==

* [[Campusführung]]
* [[Putzdienst]]
* [[Aufwandsentschädigungen]]

== Baustelle: Löschen (schon erstellte Seiten) ==

* [[Benutzer:Martin/Baustelle/IT-Dienste]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Glossar]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Fachschaftsrat]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Events]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Bushaltestelle]] (in [[Campus]] eingearbeitet)

Benutzer:Martin/Baustelle

2019-02-10T19:53:44Z

Martin: /* Baustelle: TO DO */

== Zusammenfassung ==

* Neuer Vorstellungs-/Übersichtsartikel für den Fachschaftsrat: [[Fachschaftsrat:Vorstellung]]
* Neuer Übersichtsartikel für Events: [[Fachschaftsrat:Events]]
* Neuer Übersichtsartikel für IT-Dienstleistungen: [[Fachschaftsrat:IT-Dienste]]
* [[Fachschaftsrat:Beschlüsse|Beschlüsse]] sind jetzt wieder komplett!
* [[Starthilfe_für_Erstsemester]] ausgebaut.
* Hauptseite geändert. Liegt mangels Rechten noch im Benutzer-Namensraum: [[Benutzer:Martin/Baustelle/Hauptseite]]
* Neuer Artikel: [[Glossar]]
* Diverse Kategorisierungen
* Kategorie "[[:Kategorie:Löschen|Löschen]]": IMHO entbehrliche Artikel. Begründung auf der Diskussionsseite des jeweiligen Artikels.
* Diverse Edits hier und da, siehe Log. ''Sorry für mangelhafte Kommentierung der Edits, war zu viel Kleinscheiss :P''
* Finanzdokumentation ins Wiki übertragen und ausgebaut: [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation]]

== Baustelle: TO DO ==

* [[Campusführung]]
* [[Putzdienst]]
* [[Aufwandsentchädigungen]]

== Baustelle: Löschen (schon erstellte Seiten) ==

* [[Benutzer:Martin/Baustelle/IT-Dienste]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Glossar]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Fachschaftsrat]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Events]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Bushaltestelle]] (in [[Campus]] eingearbeitet)

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Hinweise

2019-01-23T14:15:01Z

Martin: Die Seite wurde neu angelegt: „ Liebe Ratsgenossen, hier einige Hinweise, die unbedingt beachtet werden sollten - auch wenn euch manche Hinweise nicht sofort einleuchten oder unpraktisch er…“

Liebe Ratsgenossen,

hier einige Hinweise, die unbedingt beachtet werden sollten - auch wenn euch manche Hinweise nicht sofort einleuchten oder unpraktisch erscheinen. Die hier gesammelten Hinweise sollen vor allem dazu dienen, dass die Finanzreferenten einen besseren Überblick behalten.

Ein Beispiel: Es ist Sommerfest, 21:30 Uhr und es fehlt Bier. Der Finanzreferent ist unauffindbar. Die pragmatische Lösung: Geld aus der Kasse nehmen und 10 Kisten Bier holen fahren, Kaufland macht schließlich gleich zu. Restgeld wird dann wieder in die Kasse geworfen. Der Finanzreferent macht dann eine Stunde später die Kasse dicht und wundert sich, dass so wenig Geld in der Kasse ist. Er zählt und prüft, überlegt, ob er Fehler gemacht hat, fragt rum, ob jemand eine Abschöpfung gemacht hat und nichts in Kassenprotokoll eingetragen hat, zieht die Möglichkeit eines Diebstahls in Betracht, macht sich schon intern Notizen, wer im fraglichen Zeitraum die Kasse bedient hat... Kurz: Er verbrennt jede Menge Zeit und Mühe für die Fehlersuche. Weil jemand nicht bescheid gesagt hat und vergessen hat, den Beleg zu übergeben.

Ja, das wirkt etwas konstruiert, hat sich aber so ähnlich schon zugetragen. Die richtige Lösung wäre gewesen: Den Bierkauf privat auszulegen und das Geld später vom Finanzreferenten wieder einzufordern. Vieles, was auf den ersten Blick pragmatisch und logisch erscheint, verkompliziert die Arbeit der Finanzreferenten enorm.

== Bestellungen ==

Nehmt Bestellungen oder Käufe nur in Absprache mit den Finanzreferenten vor. Nur in absoluten Ausnahme-/Notfallsituationen sollten Bestellungen oder Käufe eigenständig gemacht werden!

Wenn ihr Bestellungen vornehmt, informiert unverzüglich die Finanzreferenten. Es ist außerdem von größter Wichtigkeit, dass für Bestellungen die [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse des AStA]] verwendet wird!

Wenn ihr Bestellungen entgegennehmt, prüft ob diese auch vollständig und unbeschädigt sind. Legt Lieferscheine und Rechnungen in das Fach der Finanzreferenten und informiert sie.

== Schrank ==

Bitte achtet immer darauf, dass der Schrank abgeschlossen ist, insbesondere in der Zeit vor und nach Veranstaltungen. Dann ist wahrscheinlich nicht wenig Geld in der Kasse.

== Kassen ==

Aus den Kassen der Fachschaft darf '''niemals und unter keinen Umständen''' ohne das Wissen der Finanzreferenten Geld entnommen werden! Auch wenn zum Beispiel während einer Veranstaltung dringend eingekauft werden muss und der Finanzreferent gerade unauffindbar ist: Legt die Einkäufe aus, ihr bekommt sie später erstattet, wenn ihr den Beleg vorlegt.

Wenn ihr während Veranstaltungen mitbekommt, dass jemand zu lax mit der Kasse umgeht oder offensichtlich vollständig besoffen sind, informiert die Finanzreferenten. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen, sichert sie und informiert die Finanzreferenten.

== Rechnungen ==

Wenn Rechnungen per Post ankommen, legt sie in das Fach der Finanzreferenten. Wenn sie auf elektronischem Weg ankommen, leitet sie per Mail weiter an: kasse@fsi.hochschule-trier.de

Wenn die Rechnungen unbezahlt sind, informiert umgehend die Finanzreferenten!

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2019-01-23T14:10:06Z

Martin: /* Kassenbuch */

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).

Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.

Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

Wie du mit Kassen bei Veranstaltungen umgehst, steht im Artikel [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen|Veranstaltungen]].

== Kassenbuch ==

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch (so, dass sie lesbar bleibt) und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben. Scanne es und leg das PDF in der Cloud ab. Jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und leg ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation

2019-01-23T13:22:12Z

Martin:

== Grusswort ==

Herzlich willkommen im Fachschaftsrat für Informatik. Es freut uns sehr, dass du dich für das Amt des Finanzreferenten aufgestellt hast.

Als Finanzreferent bist du das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Das heißt, dass sämtliche finanzielle Angelegenheiten von dir bzw. über dich getätigt werden. Da alle Zahlungen vom AStA genehmigt werden müssen, bist du auch das Bindeglied zwischen AStA und der Fachschaft und bist verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung der Kasse, der Kassenbücher und des Belegheftes.

Wie du siehst, handelt es sich bei deinem Amt um eine äußerst wichtige und ehrenvolle Tätigkeit.

Diese Dokumentation soll dir dabei helfen, einen schnellen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen, sodass du dich möglichst schnell vertraut mit deinem neuen Amt fühlst. Sollte diese Dokumentation durch Änderungen in der Satzung oder der Finanzordnung nicht mehr aktuell sein, solltest du die Dokumentation zum Wohle zukünftiger Finanzreferenten korrigieren.

Bevor du loslegen kannst, musst du als erstes einige [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Vorraussetzungen|Vorraussetzungen]] erfüllen. Kümmere dich möglichst schnell darum.

Bei der Ausübung deines Amtes musst du vor allem die [https://fsi.hochschule-trier.de/wahlen/downloads/satzung.pdf Satzung der Fachschaft für Informatik] und die [https://www.hochschule-trier.de/fileadmin/groups/34/Dateien/Protokolle/satzung/publicus_10_2016.pdf Finanzordnung der Studierendenschaft der Hochschule Trier] beachten.

Solltest du jemals Fragen haben, welche in diesem Dokument nicht beantwortet werden, dann wende dich stets an den AStA. Dieser wird dir genauestens erklären können, wie zu Verfahren ist.

Ich und alle anderen vergangenen Finanzreferenten wünschen dir viel Spaß in deinem neuen Amt und gutes Gelingen.

== Hinweise für Fachschaftsratsmitglieder != Finanzreferenten ==

[[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Hinweise|Hier]] haben wir einige Hinweise für die anderen Fachschaftsratsmitglieder zusammengestellt, die unbedingt beachtet werden müssen oder die Arbeit der Finanzreferenten erleichtern.

== Die Tätigkeiten im Überblick ==

=== Verwaltung der Kassen und die Pflege des Kassenbuches ===

Du musst die Kassen, auch bei Veranstaltungen oder Warenverkauf, kontrollieren und verwalten. Dazu gehört auch das Führen eines Kassenbuches und dessen Abgabe beim AStA. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher|Kassen und Kassenbücher]].

=== Verwaltung von Belegen ===

Eingehende Belege müssen geprüft, eingescannt, eine Kopie abgeheftet und die Originalbelege beim AStA abgegeben werden. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Umgang mit Belegen|Umgang mit Belegen]].

=== Kontrolle aller Ein- und Auszahlungen und des Haushaltes ===
Du kontrollierst regelmäßig die Kontoumsätze und die Einhaltung unseres [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan|Haushaltsplans]]. Die Kontoauszüge bekommst du beim AStA.

=== Erstellen und Einreichen von Anträgen ===
Anschaffungen und Veranstaltungen müssen vom AStA genehmigt werden. Die entsprechenden Anträge schreibst du. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Anschaffungen|Anschaffungen]] und [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen|Veranstaltungen]].

=== Kauf von Anschaffungen und Verbrauchsgütern ===
Wenn ein Antrag genehmigt wurde, bist du für den Kauf zuständig. Das kannst du natürlich delegieren, aber du musst immer ein Auge drauf haben, z.B. ob eine Bestellung vollständig eingetroffen ist. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Anschaffungen|Anschaffungen]].

=== Fachschaftsgeld beantragen ===
Einmal pro Semester erhalten wir auf Antrag Geld vom AStA. Auch für diesen Antrag bist du zuständig. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Fachschaftsgeld|Fachschaftsgeld]].

=== Planung des Haushaltes ===
Gegen Ende des Jahres müssen die Einnahmen und Ausgaben für das nächste Jahr geplant werden. Dieser Haushaltsplan muss dann beim AStA eingereicht werden. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan|Haushaltsplan]].

=== Planung des Verkaufs ===
Derzeit findet im Fachschaftsraum kein Warenverkauf statt. Dieser soll aber wieder eingeführt werden. Für die Planung und Kontrolle bist du zuständig. Näheres siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Verkauf|Verkauf]].

=== Ansprechpartner für den AstA ===
Durch dein Amt wirst du viel mit dem AStA zu tun haben und bist deshalb unsere Schnittstelle zum AStA. Die eine oder andere AStA-Sitzung wirst du deshalb auch besuchen.

== Wichtige Termine ==

Für den Finanzreferenten gibt es einige bestimmte Termine, an denen er regelmäßig seine Pflichten erfüllen muss. Hier eine Übersicht:

=== Unverzüglich ===

Wenn neue [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Umgang mit Belegen|Rechnungen und Belege]] vorliegen, die nicht bar bezahlt wurden, solltest du diese unverzüglich (spätestens innerhalb der nächsten 3 Tage) im Original beim AStA vorbeibringen. Vorher musst du die Belege scannen und eine Kopie abheften. Besonders wichtig ist dies, wenn unbezahlte Rechnungen vorliegen, denn dann bekommen die Händler ihr Geld erst überwiesen, wenn der AStA die Rechnung mit [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|korrekter Anschrift]] vorliegen hat.

=== Einmal pro Woche ===

Wenn Geld in der Kasse ist, solltest du regelmäßig nachschauen, ob die Kasse noch da ist bzw. die Kasse zählen und auch darauf achten, dass der Schrank abgeschlossen ist.

Außerdem solltest du dein Postfach kontrollieren und ggfs. unbezahlte Rechnungen bearbeiten.

=== Einmal im Monat ===

Sollte am Ende des Monats noch Bargeld (z.B. aus Veranstaltungen oder wegen Einkäufen) im Besitz des Fachschaftsrates sein, so soll dieses umgehend vor Ende des Monats beim AStA abgegeben werden. Es soll im Übergang zum nächsten Monat kein Bargeld (siehe § 17 Abs. 4 Finanzordnung) in den Händen der Fachschaft sein.

Der AStA benötigt für jeden Monat einen [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher|Kassenbucheintrag]]. Diesen solltest du am Ende des Monats anfertigen und spätestens am 5. des Folgemontas beim AStA einreichen. Wenn dies nicht geschieht, droht der Fachschaft eine Finanzsperre vom AStA. Es ist also absolut wichtig, diesen Termin einzuhalten.

=== Einmal im Semester ===

Jedes Semester ist die Fachschaft dazu berechtigt, [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Fachschaftsgeld|Fachschaftsgeld]] zu beantragen. Dies solltest du auch tun, denn das Fachschaftsgeld ist unsere Haupteinnahmequelle neben den Gewinnen aus Veranstaltungen.

=== Einmal im Jahr ===

Zum Ende jeden Jahres benötigt der AStA von der Fachschaft einen [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan|Haushaltsplan]] für das kommende Jahr. In der Regel sollte dieser Ende November von dir eingereicht werden, vorher empfiehlt sich ggfs. eine Beratung des Plans mit dem gesamten Rat.

Einmal pro Jahr findet außerdem die Vollversammlung der Fachschaft Informatik statt. Hier musst du [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechenschaftsbericht|Rechenschaft]] ablegen und der Vollversammlung die Einnahmen und Ausgaben darstellen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Raumwart / Klausurminister

2019-01-22T10:26:35Z

Martin: /* Klausursammlung */

== Allgemein ==
===Raumwart===
Der Raumwart achtet darauf, dass der [[Raum]] der Fachschaft Informatik in Ordnung gehalten wird und kümmert sich darum, wer Zugang zum Fachschaftsraum mit der Studierendenkarte bekommt.

===Klausurwart===
Der Klausurwart verwaltet die Klausuren, die von Dozenten für die Mitglieder der Fachschaft Informatik zu Verfügung gestellt werden.

== Aufgaben im Detail ==

=== Raum allgemein ===
Der Raumwart erstellt am Anfang des Semesters die Aufsichts- und Putzpläne und kontrolliert sie. Kommen Kommilitonen ihren Pflichten nicht nach, muss er das Gespräch mit ihnen suchen oder ggfs. den Raumzugang entziehen.

Er sollte regelmäßig im Raum präsent sein und die Ordnung und Sauberkeit im Blick haben. Dazu gehört zum Beispiel auch:
* Verleihgegenstände der Fachschaft im Auge haben und auf Vollständigkeit/Unversehrtheit prüfen (z.B. die Bälle)
* Überprüfen, ob der Schrank abgeschlossen ist
* Ggfs. nach Events in Zusammenarbeit mit den Eventmanagern den Raum wiederherstellen (z. B. auch Verleihgegenstände des AStA zurückbringen, ggfs. Pfand wegbringen)

Der Raumwart sollte zudem für die Kommilitonen ein offenes Ohr haben und Bedürfnisse erkennen und dem Rat vortragen (z.B. gewünschte Anschaffungen).

=== Raumzugang ===
Raumzugänge (=Freischaltungen der HoKa für den Fachschaftsraum) werden bei Dieter Jahn angefordert.
Jedes Mitglied der Fachschaft kann einen Raumzugang erhalten, wenn:
* das Antragsformular unterschrieben,
* eine Stunde pro Woche Aufsicht im Raum übernommen und
* eine Putzschicht pro Semester übernommen wird.

Wenn ein Kommilitone seine Pflicht grob vernachlässigt, kümmert sich der Raumwart um den Entzug des Raumzuganges.

=== Klausursammlung ===
Die Verwaltung unserer Klausursammlung umfasst:
* Kontrolle des Ordners im Schrank auf Vollständigkeit und Unversehrtheit, ggfs. Ordnen/Reparieren
* Anforderung neuer Klausuren bei den Professoren am Anfang jeden Semesters
* Scan und Upload der neuen Klausuren (Wichtig: Klausuren von Jörn Schneider dürfen nicht hochgeladen werden!)
* Pflege und Ordnung der auf der Fachschaftsrats-Website angebotenen Klausuren
* Beantwortung von Anfragen von Kommilitonen z.B. per Mail

[[Kategorie:Ämter im Fachschaftsrat]]
[[Kategorie:Fachschaftsrat]]

Fachschaftsrat:Raumwart / Klausurminister

2019-01-22T10:22:35Z

Martin: /* Allgemein */

== Allgemein ==
===Raumwart===
Der Raumwart achtet darauf, dass der [[Raum]] der Fachschaft Informatik in Ordnung gehalten wird und kümmert sich darum, wer Zugang zum Fachschaftsraum mit der Studierendenkarte bekommt.

===Klausurwart===
Der Klausurwart verwaltet die Klausuren, die von Dozenten für die Mitglieder der Fachschaft Informatik zu Verfügung gestellt werden.

== Aufgaben im Detail ==

=== Raum allgemein ===
Der Raumwart erstellt am Anfang des Semesters die Aufsichts- und Putzpläne und kontrolliert sie. Kommen Kommilitonen ihren Pflichten nicht nach, muss er das Gespräch mit ihnen suchen oder ggfs. den Raumzugang entziehen.

Er sollte regelmäßig im Raum präsent sein und die Ordnung und Sauberkeit im Blick haben. Dazu gehört zum Beispiel auch:
* Verleihgegenstände der Fachschaft im Auge haben und auf Vollständigkeit/Unversehrtheit prüfen (z.B. die Bälle)
* Überprüfen, ob der Schrank abgeschlossen ist
* Ggfs. nach Events in Zusammenarbeit mit den Eventmanagern den Raum wiederherstellen (z. B. auch Verleihgegenstände des AStA zurückbringen, ggfs. Pfand wegbringen)

Der Raumwart sollte zudem für die Kommilitonen ein offenes Ohr haben und Bedürfnisse erkennen und dem Rat vortragen (z.B. gewünschte Anschaffungen).

=== Raumzugang ===
Raumzugänge (=Freischaltungen der HoKa für den Fachschaftsraum) werden bei Dieter Jahn angefordert.
Jedes Mitglied der Fachschaft kann einen Raumzugang erhalten, wenn:
* das Antragsformular unterschrieben,
* eine Stunde pro Woche Aufsicht im Raum übernommen und
* eine Putzschicht pro Semester übernommen wird.

Wenn ein Kommilitone seine Pflicht grob vernachlässigt, kümmert sich der Raumwart um den Entzug des Raumzuganges.

=== Klausursammlung ===
Die Verwaltung unserer Klausursammlung umfasst:
* Kontrolle des Ordners im Schrank auf Vollständigkeit und Unversehrtheit, ggfs. Ordnen/Reparieren
* Anforderung neuer Klausuren bei den Professoren am Anfang jeden Semesters
* Scan und Upload der neuen Klausuren (Wichtig: Klausuren von Jörn Schneider dürfen nicht hochgeladen werden!)
* Pflege und Ordnung der auf der Fachschaftsrats-Website angebotenen Klausuren

[[Kategorie:Ämter im Fachschaftsrat]]
[[Kategorie:Fachschaftsrat]]

Fachschaftsrat:Raumwart / Klausurminister

2019-01-22T10:21:43Z

Martin: /* Aufgaben im Detail */

== Allgemein ==
===Raumwart===
Der Raumwart achtet darauf das der [[Raum]] der Fachschaft Informatik in Ordnung gehalten wird
und kümmert sich darum wer Zugang zum Fachschaftsraum mit der Studierendenkarte bekommt.

===Klausurwart===
Der Klausurwart verwaltet die Klausuren die von Dozenten für die Mitglieder der Fachschaft Informatik zu Verfügung gestellt werden.

== Aufgaben im Detail ==

=== Raum allgemein ===
Der Raumwart erstellt am Anfang des Semesters die Aufsichts- und Putzpläne und kontrolliert sie. Kommen Kommilitonen ihren Pflichten nicht nach, muss er das Gespräch mit ihnen suchen oder ggfs. den Raumzugang entziehen.

Er sollte regelmäßig im Raum präsent sein und die Ordnung und Sauberkeit im Blick haben. Dazu gehört zum Beispiel auch:
* Verleihgegenstände der Fachschaft im Auge haben und auf Vollständigkeit/Unversehrtheit prüfen (z.B. die Bälle)
* Überprüfen, ob der Schrank abgeschlossen ist
* Ggfs. nach Events in Zusammenarbeit mit den Eventmanagern den Raum wiederherstellen (z. B. auch Verleihgegenstände des AStA zurückbringen, ggfs. Pfand wegbringen)

Der Raumwart sollte zudem für die Kommilitonen ein offenes Ohr haben und Bedürfnisse erkennen und dem Rat vortragen (z.B. gewünschte Anschaffungen).

=== Raumzugang ===
Raumzugänge (=Freischaltungen der HoKa für den Fachschaftsraum) werden bei Dieter Jahn angefordert.
Jedes Mitglied der Fachschaft kann einen Raumzugang erhalten, wenn:
* das Antragsformular unterschrieben,
* eine Stunde pro Woche Aufsicht im Raum übernommen und
* eine Putzschicht pro Semester übernommen wird.

Wenn ein Kommilitone seine Pflicht grob vernachlässigt, kümmert sich der Raumwart um den Entzug des Raumzuganges.

=== Klausursammlung ===
Die Verwaltung unserer Klausursammlung umfasst:
* Kontrolle des Ordners im Schrank auf Vollständigkeit und Unversehrtheit, ggfs. Ordnen/Reparieren
* Anforderung neuer Klausuren bei den Professoren am Anfang jeden Semesters
* Scan und Upload der neuen Klausuren (Wichtig: Klausuren von Jörn Schneider dürfen nicht hochgeladen werden!)
* Pflege und Ordnung der auf der Fachschaftsrats-Website angebotenen Klausuren

[[Kategorie:Ämter im Fachschaftsrat]]
[[Kategorie:Fachschaftsrat]]

Fachschaftsrat:Raumwart / Klausurminister

2019-01-22T09:53:50Z

Martin: /* Raumzugang */

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2019-01-22T00:02:31Z

Martin: /* Abrechnung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite drei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld, die Veranstaltungseinnahmen und den restlichen Inhalt der Hauptkasse (wenn vorhanden). Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich. Denke auch daran, dass Pfandrückgaben, z.B. Bierfässer, zu den Einnahmen gezählt werden.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2019-01-21T23:59:50Z

Martin: /* Abrechnung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite drei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld, die Veranstaltungseinnahmen und den restlichen Inhalt der Hauptkasse (wenn vorhanden). Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

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2019-01-21T23:58:59Z

Martin: /* Durchführung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite drei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld, die Veranstaltungseinnahmen und den restlichen Inhalt der Hauptkasse (wenn vorhanden). Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2019-01-21T23:51:36Z

Martin: /* Durchführung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (Vorlage liegt in der Cloud, kann aber auch ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Trage zusätzlich die Zählung in ein Zählprotokoll ein, welches ihr beide dann unterschreibt (Vorlage liegt in der Cloud). Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2018-12-11T02:35:02Z

Martin:

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden. Den Antrag stellst du, die Kalkulation und Durchführung kannst du auch an einen Eventmanager delegieren - du musst aber in jedem Fall kontrollieren und beraten.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (das kann ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Fachschaftsgeld

2018-12-11T02:29:05Z

Martin:

[[Datei:Beispiel_Antrag_Fachschaftsgeld.png|300px|thumb|Beispiel für einen Antrag auf Fachschaftsgeld]]

Einmal pro Semester ist die Fachschaft berechtigt, Fachschaftsgeld zu beantragen.

Die Höhe des Fachschaftsgeldes richtet sich nach der Anzahl der Studenten in unserer Fachschaft und dessen Beitrag für die Studierendenschaft, wovon die Fachschaft 20% erhält. Derzeit (2017) sind das etwa 2500 Euro.

Der Antrag kann noch zum Ende des Semesters gestellt werden, bei Semesterübergang verfällt aber der Anspruch und kann nicht rückwirkend geltend gemacht werden.

Abgezogen werden vom Fachschaftsgeld die liquiden Mittel der Fachschaft. Es lohnt sich also, wenn der Antrag zu einem Zeitpunkt gestellt wird, an dem wenig Geld auf dem Konto ist. Eine sog. Kassenverstärkungsrücklage von maximal 30% des Fachschaftsgeldes kann aber zu jedem Zeitpunkt auf dem Konto sein und hat keinen Einfluss auf die Höhe des Fachschaftsgeldes.

Für den Antrag sind umfangreiche Unterlagen einzureichen (siehe §23 und §24 der Finanzordnung):

* Aktuell gültigen Satzung der Fachschaft
* Name, Anschrift (Nachweis: gültiger Personalausweis), Kontaktdaten und Matrikelnummer (Nachweis: gültiger Semesterausweis) von zwei ordnungsgemäß gewählten Finanzreferenten
* Nachweis über die Wahl der Finanzreferenten (Nachweis: Ergebnisse der letzten Wahl und ggfs. Ratsprotokolle bei Nachnominierung)
* Beide Finanzreferenten müssen an der Schulung zur Kassen- und Belegführung des AStAs teilgenommen haben
* Die Finanzreferenten müssen die Eidesstaatliche Erklärung zur ordnungsmäßigen Mittelverwendung der Studierendengelder unterschrieben und beim AStA abgegeben haben
* Protokoll und Teilnehmerliste der letzten Vollversammlung (obsolet, da Ratsmitglieder bei uns nicht von der Vollversammlung gewählt werden)
* Kontaktliste (Anschrift, Telefon, Mailadresse) aller Mitglieder des Fachschaftsrates
* Finanzplan für die geplanten Ein-/Ausgaben des kommenden Semesters bzw. Haushaltsplan

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-11T02:25:48Z

Martin:

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).

Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.

Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

Wie du mit Kassen bei Veranstaltungen umgehst, steht im Artikel [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen|Veranstaltungen]].

== Kassenbuch ==

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-11T02:25:05Z

Martin: /* Kassen */

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).

Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.

Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

Wie du mit Kassen bei Veranstaltungen umgehst, steht im Artikel [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen|Veranstaltungen]].

== Kassenbuch ==

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2018-12-11T02:23:46Z

Martin: /* Durchführung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (das kann ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst (''Ratsmitglied, motiviert mit gut gemeinten Absichten: "Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???" Finanzreferent, nach mehrstündiger Fehlersuche schwer genervt: "WTF Maaaan Kack&$($&/%&*#Piiiiep"'') Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich '''beim AStA einzahlen''', am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2018-12-11T02:18:26Z

Martin:

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Kassenprotokoll.png|300px|thumb|Beispiel für einKassenprotokoll]][[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (das kann ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst ("Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???")... Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich beim AStA einzahlen, am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben bzw. als eine PDF-Datei mit allen Belegen bei Trello hochgeladen.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2018-12-11T02:15:54Z

Martin: /* Durchführung */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und mit einem Kuli in die Kasse legen (das kann ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.
Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme des Wechselgeldes). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, unterschreibst, lässt den Kassenbediener unterschreiben und legst das Geld in die Hauptkasse. Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst ("Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???")... Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst die Einnahmen und das zurückgeflossene Wechselgeld gesondert im Kassenbuch ein. Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich beim AStA einzahlen, am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittungen, die du beim AStA bekommst, werden im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-11T02:02:41Z

Martin: /* Kassen */

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

'''Fachschaftskasse:'''

* Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
* Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
* Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

[[Datei:Kassenprotokoll.png|250px|thumb|Beispiel für ein Kassenprotokoll]]

'''Veranstaltungskassen:'''

* Für die Veranstaltungen müssen eigene Kassen vorbereitet werden. Dazu gehört ausreichend viel Wechselgeld sowie ein Kassenprotokoll für jede Kasse. Letzteres ist ein Zettel, auf dem der Anfangsbestand und jede Entnahme (Abschöpfung) notiert wird. Nach dem 4-Augen-Prinzip muss auf dem Kassenprotokoll nicht nur du, sondern auch derjenige unterschreiben, der die Kasse gerade bedient. Leg auch gleich einen oder zwei Kulis in jede Kasse und lass einen Schlüssel in der Kasse.
* Schöpfe die Kassen regelmäßig ab und deponiere das Geld in der Fachschaftskasse. Einfach alle größeren Scheine rausnehmen, so dass ungefähr der Anfangsbestand (=Wechselgeld) in der Kasse bleibt. Unterschriften auf dem Kassenprotokoll nicht vergessen! Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.
* Hab ein Auge darauf, dass an den Kassen ordentlich gearbeitet wird. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.
* Am Ende der Veranstaltung müssen alle Kassen gezählt und geleert werden. Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. 4-Augen-Prinzip beachten! Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.
* Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst ("Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???")...
* Die Einnahmen müssen jetzt ins Kassenbuch eingetragen werden.
* Zahle die Einnahmen schnell beim AStA ein. Am besten noch am selben Tag oder am Tag danach.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Kassenbuch ==

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen

2018-12-11T02:00:47Z

Martin: /* Planung und Antrag */

Wenn wir ein Event planen, bei denen auch ein Verkauf stattfinden soll, muss dies beim AStA beantragt werden.

== Planung und Antrag ==

[[Datei:Beispiel_Antrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für einen Veranstaltungs-Antrag mit eingeplantem Freibier]] [[Datei:Beispiel_Freibierantrag_Sommerfest.png|300px|thumb|Der zum obigen Antrag gehörende separate Antrag auf Freibier]] [[Datei:Beispiel_Abrechnung_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine Abrechnung]] [[Datei:Beispiel_Kalkulation_Sommerfest.png|300px|thumb|Beispiel für eine ausführliche Kalkulation]]

Bei der Planung musst du einen '''Gewinn''' von mindestens 10 % kalkulieren. Es ist empfehlenswert, eine ausführliche Kalkulation beizulegen, in der ein höherer Gewinn und ggfs. ein Nichtverkaufsrisiko berücksichtigt wird.

Für den Antrag musst du die '''Vorlage''' des AStA benutzen („Abrechnung studentische Aktivität“, PDF in unserer Cloud oder auf der AStA-Website). '''Der Antrag muss 4 Wochen vor der geplanten Veranstaltung dem AStA vorliegen!'''

In den einzelnen Zeilen musst du nicht zwangsläufig jede einzelne Ware aufführen. Es kann sinnvoll sein, hier nur das einzutragen, was verkauft werden soll (z.B. „Waffeln“) und auf einem gesonderten Blatt, was alles dazu benötigt wird und wie der Preis kalkuliert wurde.

Dem AStA musst du außerdem mindestens einen '''Verantwortlichen''' für das Event benennen, mit E-Mail-Adresse und Handynummer.

Aus dem Antrag sollte auch hervorgehen, wieviel '''Bargeld''' für Einkäufe sowie '''Wechselgeld''' (mit Stückelung) benötigt wird.

'''Freigetränke''' sind möglich. Folgende Voraussetzungen:

* Separater Antrag für Freigetränke als Anlage zum eigentlichen Antrag.
* Ausgaben dürfen maximal 20% der erwarteten Einnahmen für das Event betragen.
* Auch mit Freigetränken ist die Veranstaltung mit mindestens 10% Gewinn geplant.

Auch wenn Helfer Freigetränke bekommen sollen, muss das im Antrag stehen und quantifiziert werden.

Wenn '''Verträge''' abgeschlossen werden müssen, die über Kaufverträge für die beantragten Waren hinausgehen (z.B. Mietvertrag für einen Veranstaltungssaal oder Reisebus), musst du diese dem AStA vorlegen. Nur der Vorstand des AStA darf Verträge für die Fachschaften unterschreiben.

== Durchführung ==

Sobald der Antrag genehmigt ist, kannst du das '''Bargeld und Wechselgeld''' vom AStA abholen. Die Auszahlungen des AStA werden natürlich im Kassenbuch vermerkt und die Quittungen dafür gescannt und abgeheftet (auch fürs Wechselgeld).

Nun musst du alle '''Belege sammeln'''. Auch diese trägst du im Kassenbuch ein, scannst und kopiert sie. Die Kopie heftest du ab, das Original übergibst du später mit der Abrechnung an den AStA.

Für die Veranstaltung musst du nun '''Kassen vorbereiten'''. Das heißt:

* Kassen raussuchen
* Einen Schlüssel in der Kasse lassen, den anderen an dich nehmen
* Wechselgeld rein
* Kassenprotokoll vorbereiten und in die Kasse legen (das kann ein einfacher Zettel sein, hier wird der Anfangsbestand vermerkt, jede Entnahme aus der Kasse mit Datum/Uhrzeit und Namen sowie der Endbestand, wenn die Kasse am Schluss gezählt wird).

'''Während des Events bist du für das Geld verantwortlich.''' Achte deshalb darauf, dass die Hauptkasse gut gesichert ist und die Verkaufskassen immer beaufsichtigt werden. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gelegenheit macht Diebe.

Der '''Barbestand''' der Kassen an den Verkaufsständen sollte immer so niedrig wie möglich sein (mit Ausnahme von Wechselgeld). Deshalb solltest du nach Bedarf „abschöpfen“. Diese Entnahmen werden nach dem 4-Augen-Prinzip gemacht, derjenige, der die Kasse gerade betreut sollte also mitzählen, wenn du Geld entnimmst. Danach trägst du im Kassenprotokoll die Entnahme ein, legst das Geld in die Hauptkasse und trägst die Entnahme im Kassenbuch ein.

Nach '''Abschluss''' der Veranstaltung sammelst du die Kassen ein und zählst sie gemeinsam mit einem weiteren Ratsmitglied (4-Augen-Prinzip). Danach legst du das Geld in die Hauptkasse und trägst den Betrag im Kassenbuch ein.

Das gesamte Geld solltest du nun so schnell wie möglich beim AStA einzahlen, am besten am Tag nach der Veranstaltung. Bereite zwei Einzahlungen vor: Das Wechselgeld und den restlichen Inhalt der Hauptkasse. Wenn möglich: Geb das Wechselgeld in der selben Stückelung zurück, wie du es auch bekommen hast. In der Hauptkasse sollte jetzt kein Geld mehr sein. Die Quittung, die du beim AStA bekommst, wird im Kassenbuch eingetragen, gescannt und abgeheftet.

== Abrechnung ==

Wenn alles bezahlt ist, musst du dem AStA eine '''Abrechnung''' vorlegen, spätestens aber 4 Wochen nach der Veranstaltung. Dafür wird ebenfalls das Formular des AStA benutzt. Trage nun jeden Beleg und jede Einnahme ein. Meistens hat man für das Event nur die Einnahmen aus dem Verkauf, diese kannst du als einen Betrag eintragen – abzüglich Wechselgeld natürlich.

Wenn noch Einnahmen oder Ausgaben ausstehen (z.B. Pfand noch nicht weggebracht oder es muss noch eine Rechnung reklamiert werden), trag eine '''Schätzung''' ein und mach das auch deutlich.

Trag auf der Abrechnung auch die '''Vorsteuer''' für jeden Beleg ein. Die Kohle bekommen wir nämlich vom Finanzamt zurück :) Das ist der Betrag, der auf den Belegen als Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Manchmal findet man auch zwei Beträge, 7% und 19%. Im Zweifel nimmst du die Differenz vom End- zum Netto-Betrag.

Die Abrechnung inklusiver aller Belege (denk dran, zu scannen und Kopien abzuheften) wird nun beim AStA abgegeben.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Anschaffungen

2018-12-11T01:50:30Z

Martin: /* Antrag stellen */

== Antrag stellen ==

[[Datei:Beispiel_Antrag_Anschaffung.png|300px|thumb|Beispiel für einen Anschaffungs-Antrag]]

Jede Anschaffung muss beim AStA beantragt werden. Das kann formlos geschehen, in der FSI-Cloud findest du aber Vorlagen für Anschaffungsanträge. Natürlich kannst du auch verschiedene Anschaffungen in einem Antrag zusammenfassen, manchmal empfielt es sich aber, bestimmte Anschaffungen separat zu beantragen (z.B. bei einem Wert >1000 Euro).

Anschaffungen bis zu 50 Euro darfst du selbst tätigen, wenn du glaubst, dass die Anschaffung im Sinne der Fachschaft ist. Über diesem Betrag muss ein Beschluss des Fachschaftsrats vorliegen. Ein Beschluss ist aber in jedem Fall vorzuziehen!

Folgendes musst du beachten:

* Wenn der Zweck der Anschaffung nicht selbsterklärend ist, musst du die Anschaffung begründen. Selbsterklärend ist etwa Druckerpapier, Toner und Büromaterial.
* Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 300 Euro netto kostet, müssen mindestens drei Angebote eingeholt und mit dem Antrag abgegeben werden.
* Wenn eine einzelne Anschaffung mehr als 1000 Euro kostet, wird diese in einer AStA-Sitzung beraten (bis zu 1000 Euro entscheiden die Finanzreferenten des AStA eigenständig). Nach Eingang des Antrags wird erst 2 Wochen später über die Genehmigung beraten. In einem solchen Fall solltest du (und ggfs. weitere Ratsmitglieder) auf der AStA-Sitzung präsent sein, um eventuelle Rückfragen zu beantworten und die Anschaffung zu argumentieren.
* Bei Barzahlung der Anschaffung solltest du den Betrag etwas höher ansetzen. Preise ändern sich.
* Wenn die Anschaffung bestellt werden soll, solltest du dem Antrag einen Link zum gewünschten Produkt/Händler hinzufügen. Die Finanzreferenten des AStA bestellen dann in der Regel für dich.
* Bei Anschaffungen mit einer wirtschaftlichen Nutzung (also alles, was für den Verkauf genutzt wird, z.B. Wareneinkäufe, Anschaffung eines Kühlschranks, Münzzählmaschine) musst du die sog. Vorsteuer (Mehrwertsteuer) angeben. Diese bekommen wir dann vom Finanzamt erstattet. Es empfiehlt sich auch ein gesonderter Hinweis auf dem Antrag, dass diese Anschaffung wirtschaftlich genutzt wird.

Den Antrag stellst du nun im Trello:

* Neue Karte erstellen, mit „AN_FIN_xxxx“ bezeichnen (fortlaufende Nummer)
* In der Beschreibung benennen, worum es geht (z.B. „Anschaffung Kaffeemaschine“)
* Antrag als PDF hochladen
* Label „Informatik“ hinzufügen
* Sich selbst und die Finanzreferenten des AStA´s zur Karte hinzufügen

Danach speicherst du den Antrag als PDF in unserer Cloud und wartest, bis der Antrag genehmigt wird.

== Besorgen und Abrechnen ==

Wurde der Antrag genehmigt, geht es an die Besorgung.

=== Vorgehen bei Bestellung: ===

Wenn du dem Antrag einen Link beigefügt hast, bestellt der AStA in der Regel die Anschaffungen.

Wenn wir selbst bestellen, muss '''unbedingt''' die [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse des AStA]] angegeben werden. Die Bestellung selbst nimmt der Administrator vor, der die Zugangsdaten zu Amazon & Co verwaltet.

Bei uns eingehende Rechnungen musst du unverzüglich an den AStA übergeben! Vorher scannen und in der Cloud ablegen sowie eine Kopie abheften.

=== Vorgehen bei Barzahlung: ===

* Bargeld beim AStA abholen
* Einzahlung im Kassenbuch eintragen
* Einkaufen gehen, Beleg aufheben
* Restgeld in unsere Kasse einzahlen
* Beleg im Kassenbuch eintragen
* Beleg scannen, Scan in die Cloud, einmal ausdrucken und im Ordner abheften

'''Wichtig:''' Bei Belegen ab 250 Euro musst du dir eine Rechnung mit der [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse des AStA]] ausgestellen lassen! Teile die Einkäufe ggfs. entsprechend auf.

Das Restgeld musst du dann spätestens mit Abgabe des Kassenbuches und der Originalbelege an den AStA übergeben. Siehe auch [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher|Kassen und Kassenbücher]].

== Kontrolle der Lieferung ==

Wenn die Anschaffung eintrifft, kontrolliere, ob alles in Ordnung und vollständig ist. Hefte den Lieferschein im Ordner "Finanzen aktuell" ab, ggfs. auch Bedienungsanleitungen, Garantiedokumente etc. im entsprechenden Ordner.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan

2018-12-11T01:45:55Z

Martin:

== Allgemeines zum Haushaltsplan ==

[[Datei:Beispiel_Haushaltsplan.png|300px|thumb|Beispiel für einen Haushaltsplan]]

Ende November sollte beim AStA ein Haushaltsplan für das kommende Jahr eingereicht werden. Es ist zwingend erforderlich, dass der Finanzreferent einen neuen Haushaltsplan abgibt - ohne Abgabe besteht für das kommende Jahr keine Möglichkeit Einnahmen oder Ausgaben zu tätigen. Auch kann kein Antrag auf Fachschaftsgeld gestellt werden, da nach § 25 Abs. 3 der Finanzordnung die Abgabe eines Haushaltsplans nötig ist.

Der Haushaltsplan legt die Möglichkeiten und vor allem Ausgabengrenzen fest. Hierzu werden die erwarteten Einnahmen den erwarteten Ausgaben gegenübergestellt und nach verschiedenen Budgets strukturiert. Unterm Strich muss der Haushalt ausgeglichen sein, also eine 0 aufweisen.

Diese (Ausgaben-)Budgets müssen dann auch eingehalten werden. Wenn für Büromaterial 300 Euro veranschlagt aber schon 290 Euro ausgegeben wurde, darf streng genommen kein neuer Toner für 100 Euro bestellt werden.

Man kann aber bestimmte Budgets als „deckungsfähig“ erklären, das heißt, ein Fehlbetrag in einem Budget kann mit Einsparungen in einem anderen Budget gedeckt werden. So können sich mehrere Budgets einen großen Topf teilen. Das geht allerdings nur, wenn die Budgets sachlich artverwand sind (siehe §6 Abs.7 Finanzordnung der Studierendenschaft).

Wenn mehr eingenommen wurde oder weniger ausgegeben wurde als geplant, wird der Überschuss im nächsten Jahr als Einnahme deklariert. Das Geld verfällt also nicht, auch wenn man es vielleicht im aktuellen Jahr nicht mehr für das ausgeben kann, wofür man es gerne ausgeben möchte.

Man sollte den Haushaltsplan aber möglichst realistisch planen – es könnte nämlich sein, dass man durch Budgets, die nicht abgerufen werden, soviel Geld auf dem Konto hat, dass kein neues Fachschaftsgeld ausgezahlt wird oder nur ein Teil davon. Siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Fachschaftsgeld|Fachschaftsgeld]].

Es empfiehlt sich, dem Haushaltsplan Erläuterungen anzufügen, insbesondere, wie man auf die Beträge gekommen ist. Für den Fall, dass sich kommende Finanzreferenten oder interessierte Fachschaftsmitglieder den Haushaltsplan ansehen - oder man selbst im nächsten Jahr :)

== Typische Einnahmen- und Ausgabenbudgets: ==

=== Einnahmen ===

==== Fachschaftsgeld ====

Sollte für 2 Semester im Haushaltsplan stehen, zusammengefasst als eine Gesamtsumme.

==== Überschuss ====

Falls im Vorjahr weniger Ausgaben als geplant getätigt wurden.

==== Wirtschaftliche Einnahmen ====

Hier werden die Einnahmen aus Verkauf bei Veranstaltungen und Warenverkauf aufgeführt. Im Plan sollte bei dem Budget eine Gesamtsumme stehen, zusätzlich noch eine Aufschlüsselung nach Warenverkauf, Veranstaltungen und ggfs. Druckdienstleistungen.
'''Wichtig:''' Es müssen Umsätze angegeben werden, nicht nur der vorrausichtliche Gewinn!

=== Ausgaben ===

==== Zeitschriften, Bücher ====

Wie der Name schon sagt, bei uns vor allem Zeitschriftenabonnements.

==== Studentische Aktivitäten ====

Alle Ausgaben für Events ohne Verkauf bzw. Gewinnerzielungsabsicht. Das können Fachschaftsfahrten sein, Events ohne Verkauf, Erstsemestertüten. Bei Fachschaftsfahrten können die Gesamtkosten bis zu einer Höhe von 40 % gefördert werden, das heißt, das die Teilnehmer 60% des Teilnehmerbeitrags selbst bezahlen müssen.

==== Bürobedarf ====

Druckerpapier, Toner etc., aber auch Kosten für Domains.

==== Raumkosten ====

Alle Anschaffungen, die dem Fachschaftsraum oder unserer Fachschaft dienen. Zum Beispiel neue Möbel, technische Geräte, Server, Kaffemaschinen, Sportartikel wie Bälle... Im Prinzip alles, was durch die anderen Budgets nicht abgebildet ist.

==== Wirtschaftliche Ausgaben ====

Hier werden die Ausgaben aus Verkauf bei Veranstaltungen und Warenverkauf aufgeführt. Im Plan sollte bei dem Budget eine Gesamtsumme stehen inklusiver allgemeiner Ausgaben für wirtschaftliche Nutzung (z.B. Kühlschrank, Münzzählmaschine), zusätzlich noch eine Aufschlüsselung nach Einkäufe für den Warenverkauf, Veranstaltungen und ggfs. Druckdienstleistungen.

==== Aufwandsentschädigungen ====

Pro Semester kann pro Ratsmitglied eine Aufwandsentschädigung von maximal 20 Euro beantragt werden(§7 Abs.7 Finanzordnung der Studierendenschaft). Diese kann auch zum Ende des Jahres für beide Semester beantragt werden (um etwa den Teilnehmerbeitrag für die Weihnachtsfeier des Fachbereiches zu bezahlen). Als Höchstbetrag sollte hier also maximal 600 Euro eingetragen werden (15 mögliche Ratsmitglieder x 20 Euro x 2 Semester).

==== Bewirtung ====

Für den Kauf von „sitzungsüblichen Getränken“ für Ratssitzungen.

Sollten keine Aufwandsentschädigungen von euch beansprucht werden, könnt ihr in diesem Posten Ausgaben für ein Fachschaftsratsessen pro Semester eintragen. Die Kosten müssen nachvollziehbar und wirtschaftlich sein. Vom Finanzreferenten des AStA wurde ein Richtwert von 20€ pro Ratsmitglied angegeben.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Umgang mit Belegen

2018-12-11T01:40:12Z

Martin:

[[Datei:Beispiel_Ordner.jpg|250px|thumb|Die Ordner]]

Jede Rechnung und sonstiger Beleg (z.B. Kassenzettel vom Einkaufen) musst du an den AStA übergeben. Wenn Belege bei uns eingehen, halte folgenden Ablauf ein:

'''Beleg auf Richtigkeit prüfen:'''
* Beträge und Positionen richtig?
* Bei Rechnungen von Bestellungen, Abos, Domains o.Ä. oder Kassenzetteln >250 Euro: [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Rechnungsanschrift|Rechnungsadresse]] in Ordnung?
* Wenn du beides mit „ja“ beantwortest, vermerkst du auf dem Beleg: „Sachlich richtig, Name + Unterschrift“.

'''Scannen und abheften:'''
* Scannen und Datei in der FSI-Cloud speichern.
* Es ist sinnvoll, die Scans nach folgendem Schema zu benennen: "Beleg - YYYY-MM-DD - HÄNDLERNAME". Zum Beispiel "Beleg 2017-06-13 - Metro.pdf". So werden die Belege gleich nach Datum sortiert und können schneller gefunden werden.
* Einmal ausdrucken und im Ordner „Finanzen aktuell“ abheften.

'''Beleg abgeben:'''
* Wenn Rechnung bar bezahlt wurde: Ins Kassenbuch eintragen und mit dem nächsten Kassenbuch beim AStA abgeben.
* Wenn Rechnung nicht bar bezahlt wurde: '''Unverzüglich''' zum AStA bringen! Am besten jetzt gleich!

Insbesondere, wenn eine noch '''unbezahlte Rechnung''' bei uns eingeht, solltest du schnell reagieren. In dem Fall solltest du die Rechnung auch per Mail an die Finanzreferenten des AStA schicken.

Am Ende des Jahres lege im Ordner "Finanzen 2011 - ..." eine Sektion für das abgelaufene Jahr an und hefte den Inhalt des Ordners "Finanzen aktuell" darin ab.
[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-11T01:35:35Z

Martin: /* Kassenbuch */

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

'''Fachschaftskasse:'''

* Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
* Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
* Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

[[Datei:Kassenprotokoll.png|250px|thumb|Beispiel für ein Kassenprotokoll]]

'''Veranstaltungskassen:'''

* Für die Veranstaltungen müssen eigene Kassen vorbereitet werden. Dazu gehört ausreichend viel Wechselgeld sowie ein Kassenprotokoll für jede Kasse. Letzteres ist ein Zettel, auf dem der Anfangsbestand und jede Entnahme (Abschöpfung) notiert wird. Nach dem 4-Augen-Prinzip muss auf dem Kassenprotokoll nicht nur du, sondern auch derjenige unterschreiben, der die Kasse gerade bedient. Leg auch gleich einen oder zwei Kulis in jede Kasse.
* Schöpfe die Kassen regelmäßig ab und deponiere das Geld in der Fachschaftskasse. Einfach alle größeren Scheine rausnehmen, so dass ungefähr der Anfangsbestand (=Wechselgeld) in der Kasse bleibt. Unterschriften auf dem Kassenprotokoll nicht vergessen! Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.
* Hab ein Auge darauf, dass an den Kassen ordentlich gearbeitet wird. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.
* Am Ende der Veranstaltung müssen alle Kassen gezählt und geleert werden. Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. 4-Augen-Prinzip beachten! Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.
* Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst ("Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???")...
* Die Einnahmen müssen jetzt ins Kassenbuch eingetragen werden.
* Zahle die Einnahmen schnell beim AStA ein. Am besten noch am selben Tag oder am Tag danach.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Kassenbuch ==

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-11T01:32:20Z

Martin: /* Kassen */

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

'''Fachschaftskasse:'''

* Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
* Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
* Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

[[Datei:Kassenprotokoll.png|250px|thumb|Beispiel für ein Kassenprotokoll]]

'''Veranstaltungskassen:'''

* Für die Veranstaltungen müssen eigene Kassen vorbereitet werden. Dazu gehört ausreichend viel Wechselgeld sowie ein Kassenprotokoll für jede Kasse. Letzteres ist ein Zettel, auf dem der Anfangsbestand und jede Entnahme (Abschöpfung) notiert wird. Nach dem 4-Augen-Prinzip muss auf dem Kassenprotokoll nicht nur du, sondern auch derjenige unterschreiben, der die Kasse gerade bedient. Leg auch gleich einen oder zwei Kulis in jede Kasse.
* Schöpfe die Kassen regelmäßig ab und deponiere das Geld in der Fachschaftskasse. Einfach alle größeren Scheine rausnehmen, so dass ungefähr der Anfangsbestand (=Wechselgeld) in der Kasse bleibt. Unterschriften auf dem Kassenprotokoll nicht vergessen! Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.
* Hab ein Auge darauf, dass an den Kassen ordentlich gearbeitet wird. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.
* Am Ende der Veranstaltung müssen alle Kassen gezählt und geleert werden. Auch diese letzte "Abschöpfung" wird im Kassenprotokoll vermerkt - abzüglich des Wechselgeldes. 4-Augen-Prinzip beachten! Das Kassenprotokoll wird als Beleg aufgehoben und abgeheftet.
* Kontrolliere -jetzt- ob wirklich alles stimmt! Manchmal gibt es Besonderheiten, an die du dich später nicht oder nicht sofort erinnerst ("Ach ja, richtig, ich hab da um 21 Uhr Geld aus der Kasse genommen und bin Bier holen gefahren. Restgeld hab ich in die Kasse geworfen, Beleg kriegst du noch. Wieso, hätte ich dir Bescheid sagen sollen???")...
* Die Einnahmen müssen jetzt ins Kassenbuch eingetragen werden.
* Zahle die Einnahmen schnell beim AStA ein. Am besten noch am selben Tag oder am Tag danach.

Wie du siehst, hast du während der Veranstaltung einige Pflichten, die einen kühlen und nüchternen Kopf erfordern. Halte dich deshalb mit dem Alkohol zurück. Du kannst dich auch mit deinem Stellvertreter abwechseln oder diese Aufgaben an verantwortungsvolle Ratskollegen delegieren. Es soll ja jeder seinen Spass haben, auch die Finanzreferenten :)

== Kassenbuch ==

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine Kopie vom Scan auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Datei:Kassenprotokoll.png

2018-12-11T01:06:37Z

Martin:

Raum

2018-12-11T00:45:15Z

Martin: /* Reinigung */

[[Datei:Fachschaftsraum informatik.png|mini|Regenerationsbereich im Fachschaftsraum der Fachschaft Informatik]]
Der Fachschaftsraum befindet sich im Keller des Gebäudes '''"L"''', Raum L05 / L06 der [http://hochschule-trier.de Hochschule Trier]. Die [[Fachschaftsrat:Mitglieder|Mitglieder des Fachaftsrates]] sowie ausgewählte Personen, die sich dazu bereit erklärt haben die Aufsicht im Raum zu übernehmen, können den Raum mithilfe ihrer [[HoKa]] öffnen.

Jeder Student im Fachbereich ist herzlich eingeladen hier vorbeizuschauen, sich mit [[wikipedia:Kommilitonen|Kommilitonen]] auszutauschen oder anwesenden Dozenten Fragen zu stellen.

== Annehmlichkeiten ==

Im Fachschaftsraum stehen allen Studenten des Fachbereichs eine Vielzahl an "Goodies" zur Verfügung, welche frei genutzt werden können. Hierzu zählen unter Anderem:

* Wasserkocher
* Mikrowelle
* Mini-Ofen
* Kaffeevollautomat ''(aktuell wird die Beschaffung von Kaffee privat geregelt)''
* Senseo Kaffeemaschine ''(bitte eigene Pads mitbringen)''
* Ein Arbeitsrechner mit Scanner
* Der Verleih der Fachschaft (Bälle, Spiele, Werkzeug, Presenter u. a.)

== Öffnungszeiten & Zugang ==

Der Fachschaftsraum hat keine feste Öffnungszeiten, meistens ist aber von vormittags bis nachmittags immer jemand da. Ob der Raum offen oder geschlossen ist, wird in der [[FSI-App]] angezeigt. Der Raum muss von jemanden geöffnet und beaufsichtigt werden, der auch Zugang zum Raum hat. Das sind nicht nur die Ratsmitglieder, jeder von euch kann Zugang zum Raum bekommen.

Voraussetzung dafür ist, dass man sich eine feste Stunde pro Woche aussucht, in der man den Raum für die anderen Studenten offen hält und darauf achtet, dass alles in Ordnung ist. Im Gegenzug bekommt man dafür uneingeschränkten Zugang zum Fachschaftsraum. Außerdem sollte man sich einmal pro Semester putzend beteiligen. Meldet euch beim [[Fachschaftsrat:Raumwart / Klausurminister|Raumwart]] oder kommt einfach mal im Fachschaftsraum vorbei, die anwesenden Ratsmitglieder wissen was zu tun ist.

== Reinigung ==

Wenn möglich, sollte der Raum in jeder Woche einmal gereinigt werden. Um dies zu gewährleisten, wird ein Putzplan aufgestellt, in welchem sich jede Person mit Zugang zum Fachschaftsraum einträgt.

Vorgesehen sind das 1-2 Putzende sich eintragen. Der Umfang der Reinigung variiert je nach Anzahl der Putzenden.
Wenn es für eine Woche nur einen Putzenden gibt, sollte folgende Liste abgearbeitet werden:

* Liegengelassene Gegenstände wegräumen (Leere Plastikbecher, Pfandgut, Schmierzettel o. Ä.)
* Mülleimer leeren (Volle Säcke neben den Mülleimer vor dem Eingang zum L-Gebäude stellen)
* Alle Tische und Theken abwischen
* Boden fegen
* Spülen von eventuell benutztem Geschirr
* Kaffeemaschine reinigen (vor allem Auffang-/Überlaufbehälter öffnen und ausspülen)

Falls sich zwei oder mehr Putzende einfinden, wird eine Grundreinigung durchgeführt. Diese umfasst zusätzlich zu den oben aufgeführten Punkten:

* Reinigung aller übrigen Oberflächen
** Boxen
** Kabelkanal
* Kühlschrank
** abgelaufene Lebensmittel entsorgen
** Verschmutzungen entfernen ''(auswischen)''
* Durchwischen mit dem Dampfreiniger oder Wischmopp
* Whiteboard reinigen
* Backofen und Mikrowelle reinigen
* Fußmatte am Türeingang reinigen
* Fenster putzen

[[Kategorie:Fachschaftsrat]]

Benutzer:Martin/Baustelle

2018-12-10T19:07:46Z

Martin: /* Baustelle: TO DO */

== Zusammenfassung ==

* Neuer Vorstellungs-/Übersichtsartikel für den Fachschaftsrat: [[Fachschaftsrat:Vorstellung]]
* Neuer Übersichtsartikel für Events: [[Fachschaftsrat:Events]]
* Neuer Übersichtsartikel für IT-Dienstleistungen: [[Fachschaftsrat:IT-Dienste]]
* [[Fachschaftsrat:Beschlüsse|Beschlüsse]] sind jetzt wieder komplett!
* [[Starthilfe_für_Erstsemester]] ausgebaut.
* Hauptseite geändert. Liegt mangels Rechten noch im Benutzer-Namensraum: [[Benutzer:Martin/Baustelle/Hauptseite]]
* Neuer Artikel: [[Glossar]]
* Diverse Kategorisierungen
* Kategorie "[[:Kategorie:Löschen|Löschen]]": IMHO entbehrliche Artikel. Begründung auf der Diskussionsseite des jeweiligen Artikels.
* Diverse Edits hier und da, siehe Log. ''Sorry für mangelhafte Kommentierung der Edits, war zu viel Kleinscheiss :P''
* Finanzdokumentation ins Wiki übertragen und ausgebaut: [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation]]

== Baustelle: TO DO ==

* [[Campusführung]]
* [[Putzdienst]]

== Baustelle: Löschen (schon erstellte Seiten) ==

* [[Benutzer:Martin/Baustelle/IT-Dienste]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Glossar]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Fachschaftsrat]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Events]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Bushaltestelle]] (in [[Campus]] eingearbeitet)

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-10T18:43:32Z

Martin:

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

Fachschaftskasse:

* Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
* Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
* Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

Veranstaltungskassen:

TO DO

== Kassenbuch ==

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine Kopie vom Scan auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-10T18:42:12Z

Martin: /* Kassen */

== Kassen ==

Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.

Fachschaftskasse:

* Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
* Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
* Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!

Veranstaltungskassen:

TO DO

== Buchungssätze==

To Do
W = Wechselgeld

* von xxxx Kasse
* an xxxx Kasse
* von AStA W Kasse
* an AStA W Kasse
* Vorschuss Privat
* Vorschuss zurück
* Spende
*

== Kassenbuch ==

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine Kopie vom Scan auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher

2018-12-10T18:05:17Z

Martin:

== Kassen ==

To Do

== Buchungssätze==

To Do
W = Wechselgeld

* von xxxx Kasse
* an xxxx Kasse
* von AStA W Kasse
* an AStA W Kasse
* Vorschuss Privat
* Vorschuss zurück
* Spende
*

== Kassenbuch ==

[[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]

Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.

Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)

Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.

Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.

Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.

'''Erklärung zum Formular:'''

* Lege als erstes das Kohlepapier hinter das erste freie weiße Blatt. Damit wird der Durchschlag auf dem rosa Blatt erzeugt.
* Oben trägst du den Zeitraum sowie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Seiten ein. Zum Beispiel „1.5.2017“ bis „31.5.2017“ und „1/1“.
* Darunter, unter ''Filiale/Kasse'' trägst du „FS Informatik“ ein.
* In der ersten Zeile füllst du nun den Kassenbestand des Vormonats in die Spalte ''Einnahmen/gesamt'' ein. In aller Regel sollte das „0,00“ sein. Jetzt kannst du ab der nächsten Zeile die Belege eintragen.
* Unter ''Tag'' trägst du den Tag des Belegs ein. Wenn der Beleg am 23. Mai ausgestellt wurde, muss hier „23“ stehen.
* Unter ''Beleg Nr.'' trägst du die Nummer des Beleges ein. Auf allen eingehenden Belegen musst du eine fortlaufende Nummer notieren. Wenn der Beleg also der 5. Beleg in diesem Monat war, muss hier auch eine „5“ eingetragen werden. Im nächsten Monat wird dann wieder bei 1 angefangen. Nein, nicht bei 0.
* Unter ''Geschäftsvorgang'' beschreibst du den Beleg, z.B. „Einkauf Metro“.
* Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
* Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
* Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
* Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
* Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.

Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.

* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab.
* Für kleine Belege gilt: Drucke eine Kopie vom Scan auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
* Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

Jetzt kannst du das Kassenbuch beim AStA abgeben :)

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Fachschaftsrat:Sprecher

2018-12-10T17:30:24Z

Martin:

Zu den organisatorischen Aufgaben gehört in erster Linie das Einberufen, Vorbereiten und Durchführen der Sitzungen des Fachschaftsrates. Des Weiteren vertritt der Sprecher die Fachschaft nach Außen hin, beispielsweise gegenüber dem Fachbereich, der Hochschulleitung oder dem [[AStA]].

Die Satzung der Fachschaft Informatik beschreibt die Aufgaben des Sprechers und dessen Stellvertreter wie folgt:

{{Zitat
|
''§ 16 Sprecher und stellvertretender Sprecher des FSRI''
# ''Der Sprecher des FSRI führt die Geschäfte des FSRI und vertritt ihn nach außen. §22 bleibt hiervon unberührt. Der Sprecher ist Ansprechpartner und Organisationsleiter für alle Angelegenheiten der Fachschaft und des FSRI.''
# ''Der Sprecher kann sich vom 2. Sprecher vertreten lassen und eine Aufgabenteilung mit diesem vornehmen.''
# ''Der Sprecher kann Aufgaben an andere Mitglieder des FSRI delegieren.''
| Fachschaft Informatik
| Satzung der Fachschaft Informatik, Hochschule Trier
| 2013
}}

<br style="clear: left">
== Der stellvertrende Sprecher ==
Der stellvertretende Sprecher teilt sich die Arbeit idealerweise 50/50 mit dem Sprecher.
Wenn irgendwo im Text der Titel "Sprecher" erscheint, so ist er gleichbedeutend mit dem stellvertretendem Sprecher anzusehen.

== Aufgaben im Detail ==

=== Protokolle unterschreiben ===
Es ist Aufgabe des Sprechers, nachdem das Protokoll vom Rat als korrekt befunden wurde, dieses in Papierform zu unterschreiben (zusammen mit dem Protokollschreiber) und dieses im Schrank ein zu ordnen.

=== Die Ratssitzung ===
Der Sprecher lädt alle Studenten des Fachbereichs zur Ratssitzung ein. Die Einladung ist mind. 7 Tage (14 Tage in der vorlesungsfreien Zeit) im Voraus anzukündigen.
Spätestens zum Beginn der Sitzung sollten alle Tagesordnungspunkte feststehen. Wichtige Punkte (wie z.B. ein Rücktritt) werden idealerweise vorher angekündigt.
Die Sitzung wird vom Sprecher geleitet. Er ist verantwortlich dafür dass die Gespräche in geordneten Bahnen verlaufen und nicht in lange Diskussionen ausufern.

=== Das Dekangespräch ===
Beim Dekangespräch werden studentische Anliegen mit dem [[wikipedia:de:Dekan_(Hochschule)|Dekan]] besprochen. Dieses Gespräch kann vom Dekan oder von den Sprechern initiiert werden.
Es ist nicht zwingend erforderlich diese regelmäßig auszuführen, wenn kein Gesprächsbedarf besteht.

=== Briefkasten leeren ===
Mindestens einmal pro Woche muss der Briefkasten für den Fachschaftsrat geleert und die Post gesichtet und verteilt werden: Gelbe Briefkastenanlage zwischen Gebäude L und O, Schlüssel ist im Schlüsselkasten.

[[Kategorie:Ämter im Fachschaftsrat]]
[[Kategorie:Fachschaftsrat]]

Campusführung

2018-03-23T15:56:39Z

Martin: Die Seite wurde neu angelegt: „ Ich dokumentiere hier mal meine Runde, um mich später wieder zu erinnern: * Start zwischen X und L. Hinweis auf Informatikergebäude (X, L, N, O). * Weiter…“

Ich dokumentiere hier mal meine Runde, um mich später wieder zu erinnern:

* Start zwischen X und L. Hinweis auf Informatikergebäude (X, L, N, O).
* Weiter zum Fachschaftsraum. Hinweisen auf Kaffemaschine (und Bezahlung), ggfs. Verkauf, Ausleihsachen (Bälle, Spiele, Presenter...), Spielekonsolen.
* Weiter in Verbindungsgang, Hinweis zu Bafög-Amt in J.
* Weiter zu Briefkästen bei N. Auf sorgfältiges Einwerfen hinweisen.
* Weiter zu O, wieder raus, zur Turnhalle. Hinweis auf Hörsaalbauarbeiten. Ggfs. Fun Fact: [https://de.wikipedia.org/wiki/Architektur_in_der_Zeit_des_Nationalsozialismus Nazi-Architektur]. Ggfs. [https://de.wikipedia.org/wiki/Hochschule_Trier#Standort_Schneidershof Geschichte] kurz umreißen.
* Weiter zur Bushaltestelle. Hinweisen auf verschiedene Bussteige (oben hält nur die 14 und sehr weniger Busse der 12). Hinweisen auf die Parkkünste der Studenten (auf P2 gibts keine Parkplätze mehr, auch wenn noch 5 angezeigt werden).
* Weiter über M, A zu B. Hinweisen auf Bibliothek und ggfs. Einführungsveranstaltungen. Kurz Fachrichtungen der Gebäude A-D vorstellen.
* Nach hinten raus Richtung P4, bei D wieder rauf zu den Hauptgebäuden. Hinweisen auf den kleinen Park zum Chillen, außerdem Wildtiergehege, Wanderwege, Weißhaus, Stadion (gutes Eltern-/Familienbesuchsprogramm).
* Weiter zur Mensa. Hinweisen auf Buchladen, Aufladeautomat, Career Service, korrektes Anstellen. In der Mensa irgendwo in Ruhe das Essenssystem erklären, die verschiedenen Theken, Cafeteria, Öffnungszeiten.
* Weiter durch die Cafeteria, hinten raus: Die schönste Raucherecke der Hochschule.
* Draußen weiter, durch den Eingang direkt zur Mensa wieder rein. Unterwegs auf schöne Fußwege am Steilhang und aufs Zurlaubener Ufer hinweisen. In der Mensa auf Büro vom Studiwerk hinweisen (ggfs. erklären, was die machen, Wohnheime, Mensen, Transporterverleih...) und auf weiteren Aufladeautomat.
* Weiter zu F. Auf AStA, Aula hinweisen.
* Weiter zu G. Hinweisen auf Studienservice/Verwaltung, Rechenzentrum, Auflade- und Validierungsautomat, Pool mit Aussicht. Ggfs. Drucken erklären.
* Weiter zu H. Hinweisen auf die verschiedenen Hörsäle.
* Ende!

Benutzer:Martin/Baustelle

2018-03-23T15:19:05Z

Martin:

== Zusammenfassung ==

* Neuer Vorstellungs-/Übersichtsartikel für den Fachschaftsrat: [[Fachschaftsrat:Vorstellung]]
* Neuer Übersichtsartikel für Events: [[Fachschaftsrat:Events]]
* Neuer Übersichtsartikel für IT-Dienstleistungen: [[Fachschaftsrat:IT-Dienste]]
* [[Fachschaftsrat:Beschlüsse|Beschlüsse]] sind jetzt wieder komplett!
* [[Starthilfe_für_Erstsemester]] ausgebaut.
* Hauptseite geändert. Liegt mangels Rechten noch im Benutzer-Namensraum: [[Benutzer:Martin/Baustelle/Hauptseite]]
* Neuer Artikel: [[Glossar]]
* Diverse Kategorisierungen
* Kategorie "[[:Kategorie:Löschen|Löschen]]": IMHO entbehrliche Artikel. Begründung auf der Diskussionsseite des jeweiligen Artikels.
* Diverse Edits hier und da, siehe Log. ''Sorry für mangelhafte Kommentierung der Edits, war zu viel Kleinscheiss :P''
* Finanzdokumentation ins Wiki übertragen und ausgebaut: [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation]]

== Baustelle: TO DO ==

* [[Campusführung]]

== Baustelle: Löschen (schon erstellte Seiten) ==

* [[Benutzer:Martin/Baustelle/IT-Dienste]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Glossar]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Fachschaftsrat]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Events]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Bushaltestelle]] (in [[Campus]] eingearbeitet)

Fachschaftsrat:Kassenwart

2017-11-27T14:09:40Z

Martin:

Der Kassenwart bzw. Finanzreferent und sein Stellvertreter ist das Finanzorgan des Fachschaftsrates. Das heißt, dass sämtliche finanzielle Angelegenheiten von ihm bzw. über ihn getätigt werden. Zusammen mit dem Sprecher und seinem Stellvertreter bilden die Finanzreferenten den Vorstand des Fachschaftsrates.

Der Finanzreferent ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung der Kasse, der Kassenbücher und des Belegheftes. Er stellt die Anträge für Anschaffungen, Veranstaltungen und das Fachschaftsgeld, die vom Asta genehmigt werden müssen. Daher ist er auch das Bindeglied zwischen dem AStA und der Fachschaft. Außerdem muss er einmal im Jahr auf der Vollversammlung Rechenschaft ablegen.

Bei der Ausübung seines Amtes muss er vor allem die [https://fsi.hochschule-trier.de/wahlen/downloads/satzung.pdf Satzung der Fachschaft für Informatik] und die [https://www.hochschule-trier.de/fileadmin/groups/34/Dateien/Protokolle/satzung/publicus_10_2016.pdf Finanzordnung der Studierendenschaft der Hochschule Trier] beachten.

== Dokumentation ==

Hier im Wiki haben wir viele Informationen zu den vielseitigen Tätigkeiten des Finanzreferenten gesammelt. Als Nachschlagewerk für den Finanzreferenten gedacht, kann sich dort auch jeder einen detaillierten Überblick verschaffen, der sich für dieses Amt interessiert.

[[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation|Zur Dokumentation]]

Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Haushaltsplan

2017-11-27T14:01:49Z

Martin:

== Allgemeines zum Haushaltsplan ==

[[Datei:Beispiel_Haushaltsplan.png|300px|thumb|Beispiel für einen Haushaltsplan]]

Ende November sollte beim AStA ein Haushaltsplan für das kommende Jahr eingereicht werden. Es ist zwingend erforderlich, dass der Finanzreferent einen neuen Haushaltsplan abgibt - ohne Abgabe besteht für das kommende Jahr keine Möglichkeit Einnahmen oder Ausgaben in den buchbaren Posten zu tätigen. Auch kann kein Antrag auf Fachschaftsgeld gestellt werden, da nach § 25 Abs. 3 der Finanzordnung die Abgabe eines Haushaltsplans nötig ist.

Der Haushaltsplan legt die Möglichkeiten und vor allem Ausgabengrenzen fest. Hierzu werden die erwarteten Einnahmen den erwarteten Ausgaben gegenübergestellt und nach verschiedenen Budgets strukturiert. Unterm Strich muss der Haushalt ausgeglichen sein, also eine 0 aufweisen.

Diese (Ausgaben-)Budgets müssen dann auch eingehalten werden. Wenn für Büromaterial 300 Euro veranschlagt aber schon 290 Euro ausgegeben wurde, darf streng genommen kein neuer Toner für 100 Euro bestellt werden.

Man kann aber bestimmte Budgets als „deckungsfähig“ erklären, das heißt, ein Fehlbetrag in einem Budget kann mit Einsparungen in einem anderen Budget gedeckt werden. So können sich mehrere Budgets einen großen Topf teilen. Das geht allerdings nur, wenn die Budgets sachlich artverwand sind(siehe §6 Abs.7 Finanzordnung der Studierendenschaft).

Wenn mehr eingenommen wurde oder weniger ausgegeben wurde als geplant, wird der Überschuss im nächsten Jahr als Einnahme deklariert. Das Geld verfällt also nicht, auch wenn man es vielleicht im aktuellen Jahr nicht mehr für das ausgeben kann, wofür man es gerne ausgeben möchte.

Man sollte den Haushaltsplan aber möglichst realistisch planen – es könnte nämlich sein, dass man durch Budgets, die nicht abgerufen werden, soviel Geld auf dem Konto hat, dass kein neues Fachschaftsgeld ausgezahlt wird oder nur ein Teil davon. Siehe [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Fachschaftsgeld|Fachschaftsgeld]].

Es empfiehlt sich, dem Haushaltsplan Erläuterungen anzufügen, insbesondere, wie man auf die Beträge gekommen ist. Für den Fall, dass sich kommende Finanzreferenten oder interessierte Fachschaftsmitglieder den Haushaltsplan ansehen - oder man selbst im nächsten Jahr :)

== Typische Einnahmen- und Ausgabenbudgets: ==

=== Einnahmen ===

==== Fachschaftsgeld ====

Sollte für 2 Semester im Haushaltsplan stehen, zusammengefasst als eine Gesamtsumme.

==== Überschuss ====

Falls im Vorjahr weniger Ausgaben als geplant getätigt wurden.

==== Wirtschaftliche Einnahmen ====

Hier werden die Einnahmen aus Verkauf bei Veranstaltungen und Warenverkauf aufgeführt. Im Plan sollte bei dem Budget eine Gesamtsumme stehen, zusätzlich noch eine Aufschlüsselung nach Warenverkauf, Veranstaltungen und ggfs. Druckdienstleistungen.
'''Wichtig:''' Es müssen Umsätze angegeben werden, nicht nur der vorrausichtliche Gewinn!

=== Ausgaben ===

==== Zeitschriften, Bücher ====

Wie der Name schon sagt, bei uns vor allem Zeitschriftenabonnements.

==== Studentische Aktivitäten ====

Alle Ausgaben für Events ohne Verkauf bzw. Gewinnerzielungsabsicht. Das können Fachschaftsfahrten sein, Events ohne Verkauf, Erstsemestertüten. Bei Fachschaftsfahrten können die Gesamtkosten bis zu einer Höhe von 40 % gefördert werden, das heißt, das die Teilnehmer 60% des Teilnehmerbeitrags selbst bezahlen müssen.

==== Bürobedarf ====

Druckerpapier, Toner etc., aber auch Kosten für Domains.

==== Raumkosten ====

Alle Anschaffungen, die mit dem Fachschaftsraum oder unserer Fachschaft dienen. Zum Beispiel neue Möbel, technische Geräte, Server, Kaffemaschinen, Sportartikel wie Bälle... Im Prinzip alles andere, was durch die anderen Budgets nicht abgebildet ist.

==== Wirtschaftliche Ausgaben ====

Hier werden die Ausgaben aus Verkauf bei Veranstaltungen und Warenverkauf aufgeführt. Im Plan sollte bei dem Budget eine Gesamtsumme stehen inklusiver allgemeiner Ausgaben für wirtschaftliche Nutzung (z.B. Kühlschrank, Münzzählmaschine), zusätzlich noch eine Aufschlüsselung nach Einkäufe für den Warenverkauf, Veranstaltungen und ggfs. Druckdienstleistungen.

==== Aufwandsentschädigungen ====

Pro Semester kann pro Ratsmitglied eine Aufwandsentschädigung von maximal 20 Euro beantragt werden(§7 Abs.7 Finanzordnung der Studierendenschaft). Diese kann auch zum Ende des Jahres für beide Semester beantragt werden (um etwa den Teilnehmerbeitrag für die Weihnachtsfeier des Fachbereiches zu bezahlen). Als Höchstbetrag sollte hier also maximal 600 Euro eingetragen werden (15 mögliche Ratsmitglieder x 20 Euro x 2 Semester).

==== Bewirtung ====

Für den Kauf von „sitzungsüblichen Getränken“ für Ratssitzungen.

Sollten keine Aufwandsentschädigungen von euch beansprucht werden, könnt ihr in diesem Posten Ausgaben für ein Fachschaftsratsessen pro Semester eintragen. Die Kosten müssen nachvollziehbar und wirtschaftlich sein. Vom Finanzreferenten des AStA wurde ein Richtwert von 20€ pro Ratsmitglied angegeben.

[[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

Benutzer:Martin/Baustelle

2017-11-25T16:20:55Z

Martin:

== Zusammenfassung ==

* Neuer Vorstellungs-/Übersichtsartikel für den Fachschaftsrat: [[Fachschaftsrat:Vorstellung]]
* Neuer Übersichtsartikel für Events: [[Fachschaftsrat:Events]]
* Neuer Übersichtsartikel für IT-Dienstleistungen: [[Fachschaftsrat:IT-Dienste]]
* [[Fachschaftsrat:Beschlüsse|Beschlüsse]] sind jetzt wieder komplett!
* [[Starthilfe_für_Erstsemester]] ausgebaut.
* Hauptseite geändert. Liegt mangels Rechten noch im Benutzer-Namensraum: [[Benutzer:Martin/Baustelle/Hauptseite]]
* Neuer Artikel: [[Glossar]]
* Diverse Kategorisierungen
* Kategorie "[[:Kategorie:Löschen|Löschen]]": IMHO entbehrliche Artikel. Begründung auf der Diskussionsseite des jeweiligen Artikels.
* Diverse Edits hier und da, siehe Log. ''Sorry für mangelhafte Kommentierung der Edits, war zu viel Kleinscheiss :P''
* Finanzdokumentation ins Wiki übertragen und ausgebaut: [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation]]

== Baustelle: TO DO ==

== Baustelle: Löschen (schon erstellte Seiten) ==

* [[Benutzer:Martin/Baustelle/IT-Dienste]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Glossar]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Fachschaftsrat]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Events]]
* [[Benutzer:Martin/Baustelle/Bushaltestelle]] (in [[Campus]] eingearbeitet)

Kategorie:Löschen

2017-11-25T16:17:32Z

Martin:

Temporäre Kategorie zur Wiki-Überarbeitung.
{{Vorlage:Löschantrag
| Ist nun leer. [[Benutzer:Martin|Martin]] ([[Benutzer Diskussion:Martin|Diskussion]]) 16:25, 25. Nov. 2017 (CET)
}}
Begründung für den Löschwunsch ist auf der jeweiligen Diskussionsseite angegeben.

C3

2017-11-25T16:06:19Z

Martin: Die Seite wurde neu angelegt: „In jedem Jahr vom 27. bis 30. Dezember findet im Fachschaftsraum ein „Public Viewing“ des Chaos Communication Congress (C3) statt. Der C3 ist die…“

In jedem Jahr vom 27. bis 30. Dezember findet im [[Raum|Fachschaftsraum]] ein „Public Viewing“ des Chaos Communication Congress (C3) statt.

Der C3 ist die alljährliche Hacker-Konferenz der Chaos Computer Clubs (CCC). Es werden eine große Menge an Talks in den Bereichen IT-Sicherheit, Politik und Unterhaltung angeboten. Diese werden freundlicherweise aus üblicherweise vier Sälen als Livestream übertragen, damit Menschen, die nicht persönlich am Kongress teilnehmen können/wollen, auf diese Art und Weise trotzdem daran partizipieren können.

Im Fachschaftsraum werden demokratisch bestimmte Talks live über einen Beamer gestreamt. Es wird gemeinsam gekocht, diskutiert und gechillt.

== Verpflegung ==

Während der Veranstaltung hat die Mensa üblicherweise geschlossen. Die Teilnehmer unseres „Congress Everywhere“ verpflegen sich selbst, unter der Nutzung mitgebrachter und im Fachschaftsraum zur Verfügung stehender Kochutensilien. Auch einer Bestellung bei einschlägig bekannten Lieferdiensten steht nichts im Wege. Getränke können selbstverständlich mitgebracht werden, in der Regel können allerdings auch Club-Mate und Club-Mate Cola zu studentenfreundlichen Preisen direkt auf dem Event gekauft werden.

== Mehr Infos zum Congress ==

[https://de.wikipedia.org/wiki/Chaos_Communication_Congress Wikipedia-Artikel]

[https://events.ccc.de/ CCC Event Blog] (Hier finden sich auch die Links zum "Fahrplan" und Event-Wiki, auf dem alle Infos zum Kongress gesammelt werden)

[https://media.ccc.de/ media.ccc.de] (Hier werden die Vorträge als Video angeboten, nicht nur vom Kongress, auch von anderen CCC-Veranstaltungen. Reinschauen lohnt sich!)

Events

2017-11-25T15:57:57Z

Martin: /* Congress everywhere */

Alle Events werden über unsere [https://fsi.hochschule-trier.de/ Website] und im Newsletter angekündigt. Die Termine werden im Kalender auf der Website eingetragen. Der [[Kalender]] kann auch über die [[OwnCloud|FSI-Cloud]] abonniert werden.

== [[Kneipentour]] ==

Traditionell zum Semesterbeginn zeigen wir euch einige der beliebtesten Bars und Kneipen der Stadt. In mehreren Gruppen werden wir in verschiedenen Lokalen trinken und speisen wie es uns beliebt. Egal ob Erstsemester oder höheres Semester, die Kneipentour ist ein Garant für jede Menge Spaß und neue Freundschaften. [[Kneipentour|Mehr Infos]]

== Grillabende ==

Wenn das Wetter mitspielt und Baustellen an der Hochschule es nicht verhindern, heißt es Grillzangen rausholen. Ein großer Schwenker und ein Getränkewagen sorgen für das leibliche Wohl.

== [[Fußballturnier]] ==

Wenn genügend Interesse besteht, veranstalten wir ein Fußballturnier gegen die Professoren. Wenn ihr also Lust habt eurem Professor mal gegen die Schienbeine zu treten, natürlich nur aus Versehen, dann meldet euch. [[Fußballturnier|Mehr Infos]]

== [[Glühen]] ==

Jedes Jahr kurz vor Weihnachten findet das legendäre Glühen statt. Verschiedene Sorten Glühwein (mit und ohne Schuss), heiße Schokolade und Waffeln bringen unsere Studenten und Professoren in Weihnachtsstimmung. [[Glühen|Mehr Infos]]

== [[Netzwerkinstallationsveranstaltung|Netzwerk-Installations-Veranstaltung]] ==

Bei der NIV wird gemeinsam ein großes Netzwerk eingerichtet, in Betrieb genommen und unter realen Bedingungen (netzwerk- und grafikintensive Software, z. B. Spiele) ausführlich getestet. [[Netzwerkinstallationsveranstaltung|Mehr Infos]]

== [[Bits don't Bite]] ==

Bei der BdB können Studenten Vorträge zu Themen halten, die sie interessieren. Das kann alles mögliche sein und muss nicht zwingend mit Informatik zu tun haben. Wir versuchen über das Semester hinweg mehrere BdBs zu wechselnden Tagen und Zeiten zu organisieren. [[Bits don't Bite|Mehr Infos]]

Beispiele für vergangene Themen sind: Debugging, Haxe, HTML5 Boilerplate, Android, Protron, CouchDB...

== [[GameDevWeek]] ==

Die GameDevWeek findet jedes Semester in der letzten Woche der vorlesungsfreien Zeit statt.

Studenten des Fachbereichs Informatik in Kooperation mit dem Fachbereich Intermedia Design innerhalb von 7 Tagen ein vollständiges Spiel. Dazu werden während des Semesters Ideen ausgearbeitet und am Freitag vor der GDW dann abgestimmt, welche Ideen umgesetzt werden. Sowohl Anfänger als auch Profis sind eingeladen neue Erfahrungen zu sammeln und vor allem Spaß zu haben. [[GameDevWeek|Mehr Infos]]

== Analogspieleabend ==

Du bist eher der analoge Spieler? Auch gut! Denn auch diese Interessen werden in unserer Fachschaft bedient. Egal ob Siedler von Catan, Munchkin oder andere Brett- und Kartenspiele - der Spaß ist sicher! Also pack deine Spiele ein und komm vorbei.

== Sommerfest / Raus-aus-dem-Keller-Party ==

Sonne, Party, Sport und Informatik. Geht nicht? Geht doch! Immer zum gegen Ende des Sommersemesters sorgen wir für Getränke, Musik und schmeißen den Grill an. Zuletzt wurde sogar ein Pool und eine Hüpfburg gesichtet :)

== Night of the living Devs ==

Für alle Nachtschwärmer denen der Tag zu kurz ist. Entwickelt neue Ideen, ergänzt bereits Vorhandene oder erlangt neue Fachkenntnisse in Zusammenarbeit mit Gleichgesinnten, wenn die Hektik des Tages der Ruhe der Nacht gewichen ist.

== [[C3|Congress everywhere / C3]] ==

Alljährlich findet zwischen Weihnachten und Neujahr der [https://de.wikipedia.org/wiki/Chaos_Communication_Congress Kongress des Chaos Computer Club] statt. Die meisten Vorträge werden natürlich auch per Stream angeboten. So können auch diejenigen, die Zuhause bleiben mussten, das Programm verfolgen.

Wir machen es uns mit den Streams, Mate und Knabbereien im Fachschaftsraum bequem.

[[C3|Mehr Infos]]

[[Kategorie:Fachschaftsrat]]
[[Kategorie:Event]]

Glossar

2017-11-25T15:42:57Z

Martin: /* FSI-Account */

=== AStA ===

{{:Allgemeiner_Studierendenausschuss}}

=== Bibliothek ===

Befindet sich im B-Gebäude, hält eine nette Auswahl an Fachliteratur bereit. Mehr Infos und Katalog unter:

http://www.hochschule-trier.de/go/bib

=== Dekan ===

Leiter des Fachbereichs. Zur Zeit Prof. Dr. Oechsle.

=== Fachbereich ===

Fachschaft + Mitarbeiter + Professoren.

=== Fachschaft ===

Alle Studierende des Fachbereichs.

=== Fachschaftsrat ===

Gewählte Vertretung der Fachschaft.

=== Fachschaftsraum ===

Treffpunkt vieler Informatik-Studenten, hier gibt es günstig Süßigkeiten und sowohl kalte als auch heiße Getränke.

=== FSI-Account ===

Wird für die Fachschaftsdienste benötigt. Weitere Informationen im Artikel [[FSI-Account]].

https://fsi.hochschule-trier.de/account

=== HoKa ===

{{:HoKa}}

=== Poolräume ===

Enthalten diverse Arbeitsrechner des Rechenzentrums (G-Gebäude, O3, O4b, O103, L2, L3 und L103).
{{ToDo| Und X? Noch aktuell?}}

=== Prüfungsanmeldung ===

Notwendig für die Zulassung zur Prüfung. Unbedingt fristgerecht erledigen! Die Anmeldung erfolgt über das System "[https://qis.hochschule-trier.de QIS]". Die Anmeldung kann kurz vor den Prüfungen noch zurückgezogen werden. Weitere Informationen auf der [https://public.hochschule-trier.de/~jahnd/istudis/ Website der Hochschule].

=== Prüfungsvorleistung (Studienleistung) ===

Muss man erbringen, um zur Klausur zugelassen zu werden. Art und Form werden vom Dozenten festgelegt. Dies sind z.B. regelmäßige Erbringung von Hausaufgaben, Testate, Ausarbeitungen usw. Auch diese Prüfungsvorleistung muss in der Regel im [https://qis.hochschule-trier.de QIS] angemeldet werden!

=== Rechenzentrum ===

Stellt die Dienste der Hochschule zur Verfügung:

https://hochschule-trier.de/go/rz

=== RZ/HT-Kennung ===

Die Benutzerkennung, die vom Rechenzentrum zugeteilt wird. Wird bei fast jedem Service (Stud.IP, QIS, ILIAS etc.) benötigt. (früher: r/ft-Kennung)

=== Sommersemester ===

{{:Sommersemester}}

=== Studierendenausweis ===

Fahrkarte und Zahlungsmittel. Aufladen am Terminal in der Mensa oder beim Kassenpersonal. Gültigkeitsbereich siehe:

http://www.semesterticket-trier.de

=== Tutorium ===

Zusätzliche, hilfreiche Übungsstunden. Hier hat man meist mehr Zeit, noch offene Fragen im Detail zu behandeln. Sollte man bei Bedarf unbedingt in Anspruch nehmen.

=== Wintersemester ===

{{:Wintersemester}}

=== WLAN ===

Auf dem ganzen Campus (verschlüsselt) verfügbar. Weitere Infos auf der [https://www.hochschule-trier.de/index.php?id=studierende-wlan Website des Rechenzentrums].

Glossar

2017-11-25T15:40:58Z

Martin: /* Prüfungsanmeldung */

=== AStA ===

{{:Allgemeiner_Studierendenausschuss}}

=== Bibliothek ===

Befindet sich im B-Gebäude, hält eine nette Auswahl an Fachliteratur bereit. Mehr Infos und Katalog unter:

http://www.hochschule-trier.de/go/bib

=== Dekan ===

Leiter des Fachbereichs. Zur Zeit Prof. Dr. Oechsle.

=== Fachbereich ===

Fachschaft + Mitarbeiter + Professoren.

=== Fachschaft ===

Alle Studierende des Fachbereichs.

=== Fachschaftsrat ===

Gewählte Vertretung der Fachschaft.

=== Fachschaftsraum ===

Treffpunkt vieler Informatik-Studenten, hier gibt es günstig Süßigkeiten und sowohl kalte als auch heiße Getränke.

=== FSI-Account ===

Wird für die Fachschaftsdienste benötigt.

https://fsi.hochschule-trier.de/account

=== HoKa ===

{{:HoKa}}

=== Poolräume ===

Enthalten diverse Arbeitsrechner des Rechenzentrums (G-Gebäude, O3, O4b, O103, L2, L3 und L103).
{{ToDo| Und X? Noch aktuell?}}

=== Prüfungsanmeldung ===

Notwendig für die Zulassung zur Prüfung. Unbedingt fristgerecht erledigen! Die Anmeldung erfolgt über das System "[https://qis.hochschule-trier.de QIS]". Die Anmeldung kann kurz vor den Prüfungen noch zurückgezogen werden. Weitere Informationen auf der [https://public.hochschule-trier.de/~jahnd/istudis/ Website der Hochschule].

=== Prüfungsvorleistung (Studienleistung) ===

Muss man erbringen, um zur Klausur zugelassen zu werden. Art und Form werden vom Dozenten festgelegt. Dies sind z.B. regelmäßige Erbringung von Hausaufgaben, Testate, Ausarbeitungen usw. Auch diese Prüfungsvorleistung muss in der Regel im [https://qis.hochschule-trier.de QIS] angemeldet werden!

=== Rechenzentrum ===

Stellt die Dienste der Hochschule zur Verfügung:

https://hochschule-trier.de/go/rz

=== RZ/HT-Kennung ===

Die Benutzerkennung, die vom Rechenzentrum zugeteilt wird. Wird bei fast jedem Service (Stud.IP, QIS, ILIAS etc.) benötigt. (früher: r/ft-Kennung)

=== Sommersemester ===

{{:Sommersemester}}

=== Studierendenausweis ===

Fahrkarte und Zahlungsmittel. Aufladen am Terminal in der Mensa oder beim Kassenpersonal. Gültigkeitsbereich siehe:

http://www.semesterticket-trier.de

=== Tutorium ===

Zusätzliche, hilfreiche Übungsstunden. Hier hat man meist mehr Zeit, noch offene Fragen im Detail zu behandeln. Sollte man bei Bedarf unbedingt in Anspruch nehmen.

=== Wintersemester ===

{{:Wintersemester}}

=== WLAN ===

Auf dem ganzen Campus (verschlüsselt) verfügbar. Weitere Infos auf der [https://www.hochschule-trier.de/index.php?id=studierende-wlan Website des Rechenzentrums].