Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Kassen und Kassenbücher - Versionsgeschichte

Martin: /* Kassenbuch */

2019-01-23T14:10:06Z

‎Kassenbuch

Martin am 11. Dezember 2018 um 02:25 Uhr

2018-12-11T02:25:48Z

Martin: /* Kassen */

2018-12-11T02:25:05Z

‎Kassen

Martin: /* Kassen */

2018-12-11T02:02:41Z

‎Kassen

Martin: /* Kassenbuch */

2018-12-11T01:35:35Z

‎Kassenbuch

Martin: /* Kassen */

2018-12-11T01:32:20Z

‎Kassen

Martin am 10. Dezember 2018 um 18:43 Uhr

2018-12-10T18:43:32Z

Martin: /* Kassen */

2018-12-10T18:42:12Z

‎Kassen

Martin am 10. Dezember 2018 um 18:05 Uhr

2018-12-10T18:05:17Z

Petersdd: /* Kassenbuch */

2018-09-25T15:58:42Z

‎Kassenbuch

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 Auch wenn in einem Monat '''keinerlei Kassenbewegungen''' vorliegen, muss das Kassenbuch für den entsprechenden Monat abgegeben werden. (Entsprechend mit 0,00 Euro Einnahmen und 0,00 Euro Ausgaben.)
-Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch und schreibe sie neu.
+Wenn du beim Ausfüllen einen '''Fehler''' machst, muss der Fehler so korrigiert werden, dass alles lesbar und nachvollziehbar bleibt. Wenn du zum Beispiel einen Beleg falsch eingetragen hast (Summe falsch oder so) dann streiche die Zeile mit einem einfachen Strich durch (so, dass sie lesbar bleibt) und schreibe sie neu.
 Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.
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 * Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.
-Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.
+Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben. Scanne es und leg das PDF in der Cloud ab. Jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.
-* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
+* Scanne jeden Beleg und leg ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
 * Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
 * Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

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 == Kassen ==
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 == Kassenbuch ==
 Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!

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 Du bist verantwortlich dafür, dass mit den Kassen alles in Ordnung ist. Dazu zählt die "normale" Kasse der Fachschaft und die Kassen bei Veranstaltungen.
-'''Fachschaftskasse:'''
+Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
-* Achte darauf, dass nicht zuviel Geld in der Kasse ist. Normalerweise dürfen wir nicht mehr als 250 Euro in der Kasse haben - übersteigt der Kassenbestand diesen Betrag, zahle Geld beim AStA ein und notiere dies im Kassenbuch (s.u.).
+Wenn Geld in der Kasse ist, zähle es regelmäßig und prüfe, ob der Betrag stimmt. Faustregel: Einmal pro Woche. Und natürlich dann, wenn es im Bereich des Möglichen liegt, dass jemand an der Kasse war - z.B. wenn der Schrank mal offen stand.
-[[Datei:Kassenprotokoll.png|250px|thumb|Beispiel für ein Kassenprotokoll]]
+Wenn Geld in der Kasse ist, achte verstärkt darauf, dass der Schrank immer abgeschlossen ist. Und kack deine Ratskollegen an, wenn die vergessen abzuschließen!
-'''Veranstaltungskassen:'''
+Wie du mit Kassen bei Veranstaltungen umgehst, steht im Artikel [[Fachschaftsrat:Kassenwart/Dokumentation/Veranstaltungen|Veranstaltungen]].
 == Kassenbuch ==

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 '''Veranstaltungskassen:'''
-* Für die Veranstaltungen müssen eigene Kassen vorbereitet werden. Dazu gehört ausreichend viel Wechselgeld sowie ein Kassenprotokoll für jede Kasse. Letzteres ist ein Zettel, auf dem der Anfangsbestand und jede Entnahme (Abschöpfung) notiert wird. Nach dem 4-Augen-Prinzip muss auf dem Kassenprotokoll nicht nur du, sondern auch derjenige unterschreiben, der die Kasse gerade bedient. Leg auch gleich einen oder zwei Kulis in jede Kasse.
+* Für die Veranstaltungen müssen eigene Kassen vorbereitet werden. Dazu gehört ausreichend viel Wechselgeld sowie ein Kassenprotokoll für jede Kasse. Letzteres ist ein Zettel, auf dem der Anfangsbestand und jede Entnahme (Abschöpfung) notiert wird. Nach dem 4-Augen-Prinzip muss auf dem Kassenprotokoll nicht nur du, sondern auch derjenige unterschreiben, der die Kasse gerade bedient. Leg auch gleich einen oder zwei Kulis in jede Kasse und lass einen Schlüssel in der Kasse.
 * Schöpfe die Kassen regelmäßig ab und deponiere das Geld in der Fachschaftskasse. Einfach alle größeren Scheine rausnehmen, so dass ungefähr der Anfangsbestand (=Wechselgeld) in der Kasse bleibt. Unterschriften auf dem Kassenprotokoll nicht vergessen! Tipp: Immer ein paar Briefumschläge dabei haben, in die du jede Abschöpfung verpacken und auf denen du Betrag und Uhrzeit notieren kannst. Das schafft mehr Überblick beim Abrechnen.
 * Hab ein Auge darauf, dass an den Kassen ordentlich gearbeitet wird. Wenn Kassen unbeaufsichtigt rumstehen oder offensichtlich vollbesoffene die Kasse bedienen, musst du einschreiten.

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 Damit ist das Kassenbuch fertig geschrieben - jetzt musst du dich noch um die Belege kümmern, wenn es welche gibt.
-* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab.
+* Scanne jeden Beleg und lege ein PDF davon in der Cloud ab. Den Scan einmal ausdrucken und im Ordner "Finanzen aktuell" abheften.
-* Für kleine Belege gilt: Drucke eine Kopie vom Scan auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
+* Für kleine Belege gilt: Drucke eine zusätzliche Kopie auf DIN A4-Papier aus und hefte den Originalbeleg auf dieses Blatt. Das hat den Vorteil, dass alles nachvollziehbar bleibt, auch wenn mal ein Beleg abreisst. Bei '''Thermo-Belegen''' ist das sogar zwingend notwendig, weil diese mit der Zeit die Schrift verlieren. Thermo-Belege sind zum Beispiel Kassenzettel von Supermärkten. Schreibe die Belegnummer aus dem Kassenbuch auch auf das DIN A4-Blatt, rechts oben auf die Ecke.
 * Sortiere die Belege nach der Belegnummer aus dem Kassenbuch und hefte sie zusammen mit dem Kassenbuch oben drauf mit einem Heftstreifen zusammen.

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	TO DO		TO DO
−
−	~~== Buchungssätze==~~
−
−	~~To Do~~
−	~~W = Wechselgeld~~
−
−	* von xxxx Kasse
−	* an xxxx Kasse
−	* von AStA W Kasse
−	* an AStA W Kasse
−	* Vorschuss Privat
−	* Vorschuss zurück
−	* Spende
−	*

	== Kassenbuch ==		== Kassenbuch ==

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 [[Datei:Beispiel_Kassenbuch.jpg|250px|thumb|Das Kassenbuch]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_Kohlepapier.jpg|250px|thumb|Kohlepapier einlegen]] [[Datei:Beispiel_Kassenbuch_ausgefüllt.png|250px|thumb|Beispiel für ein ausgefülltes Kassenbuch-Blatt. Beachte die korrigierte Zeile.]]
-Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, folgt der Fachschaft eine absolute Finanzsperre!
+Der AStA benötigt jeden Monat einen Kassenbucheintrag von den Fachschaften. Diesen solltest du am Ende eines Monats anfertigen und '''spätestens am 5. des Folgemonats''' beim AStA abgeben. Solltest du das Kassenbuch vernachlässigen, kann der AStA eine absolute Finanzsperre verhängen!
 Für die Kassenbucheinträge gibt es ein vom AStA ausgehändigtes Kassenbuch. Das Kassenbuch sollte entweder im Schrank mit den Dokumenten oder im Fach des Finanzreferenten ausliegen. Wichtig ist, dass wirklich nur alle finanziellen Geschäfte erfasst werden, die mit Bargeld getätigt wurden. Beispielsweise: Wechselgeld und Einnahmen von Veranstaltungen und Einkäufe, die Bar getätigt wurden. Es liegt im Interesse aller Parteien, das Kassenbuch möglichst klein zu halten. Daher ist es ratsam, möglichst viele Käufe online bzw. ohne Bargeld ablaufen zu lassen.
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 Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.
+Es ist ratsam, das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen.
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 * Je nachdem, ob es eine Ausgabe oder Einnahme war, trägst du nun den Betrag in die richtige Spalte ein. Nehme immer die Spalte links (''gesamt''). Vor dem Strich sollte der Euro-Betrag vor dem Komma, hinter dem Strich der Cent-Betrag stehen. Ja, ist fummelig.
 * Bei Ausgaben solltest du außerdem die Vorsteuer und den Netto-Betrag eintragen. Beides muss auf den Belegen ausgewiesen sein, die Vorsteuer heißt dort aber Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer.
-* Wenn du das Kassenbuch abgeben willst und Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum Asta und zahlst es ein. Auch die Quittung vom Asta wird jetzt numeriert.
+* Wenn am Ende des Monats Geld in der Kasse ist, zähle die Kasse und überprüfe das Kassenbuch. Wenn alles stimmt, trage in eine Zeile die Ausgabe „Transfer an AstA“ und den aktuellen Kassenbestand ein, so dass das Kassenbuch auf 0 steht. Das Geld nimmst du mit zum AStA und zahlst es ein. Der AStA wird dir eine Quittung ausstellen, diese gehört dann auch zum Kassenbuch und wird entsprechend numeriert.
 * Wenn keine Belege mehr einzutragen sind, zeichnest du eine sog. „Buchhalternase“ in die verbleibenden Zeilen. Das ist der schräge Strich im Beispiel.
 * Danach rechnest du die Summen aus und den Kassenbestand. Letzterer sollte 0,00 sein.
 * Als letztes rechts unten bei ''erstellt'' unterschreiben.
 [[Kategorie:Dokumentation Finanzen]]

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	Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.		Wenn du das Kassenbuch ausgefüllt hast, trenne die weiße Seite aus dem Buch und geb sie mit den Belegen beim AStA ab. Scanne das Blatt vorher und leg es in der FSI-Cloud ab. Der Durchschlag (rosa) bleibt im Buch.
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		+	'''Es ist ratsam das Kassenbuch laufend zu führen, also nicht erst am Ende des Monats alle Einträge in das Kassenbuch einzutragen'''